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Gestão de estoque ideal para reduzir custos na logística

Se você está vendo o estoque da empresa ficar parado, deve estar se perguntando como fazer esse estoque girar e não perder lucros com isso. É normal pensar assim, mas é preciso ter em mente a necessidade de conhecer a fundo a operação. Nesse caso, o importante é ter noção dos custos por trás desse estoque, entender o que é inventário de estoque e o que fazer para que ele gire rápido, sem afetar o seu financeiro. 

Também é comum o estoque ser considerado um desafio ou até mesmo dor de cabeça em uma empresa, uma vez que a falta de organização pode prejudicar o negócio. Fazer a gestão de estoque, na qual todos os itens são listados corretamente e as entradas e saídas registradas, permite ter mais controle sobre as mercadorias e reduz eventuais problemas.

Vamos entender um pouco mais como funciona uma gestão de estoque ideal? Acompanhe.

O que é inventário de estoque?

Inventário de estoque é uma prática que auxilia o controle das mercadorias e facilita a gestão de estoque. Geralmente é uma atividade feita anualmente, conforme o fluxo do caixa, sendo uma espécie de auditoria para verificar se os valores no sistema condizem com o que está no estoque físico. Permite monitorar os níveis do estoque e dos produtos, fazer pedidos e emitir informações sobre as mercadorias, como descrição, quantidade, valores, localização no estoque, entre outros. 

Qual a importância de uma boa gestão de estoque?

Muitas vezes acontece de o gestor ter uma preocupação excessiva de não ter os produtos quando o cliente solicita, e assim faz grandes estoques de um mesmo item e este acaba não vendendo como esperado. Ou o contrário: sem um preparo, os clientes solicitam um item, fazem a compra e só depois descobrem que o mesmo está em falta na loja, tendo que esperar dias para receber. Nesse segundo caso, a imagem da empresa fica desgastada na visão do consumidor.

Uma boa gestão de estoque é realizada quando o gestor tem uma noção do fluxo de vendas da empresa, consegue antecipar as demandas dos clientes e se prepara bem para datas comemorativas ou importantes para o comércio, como natal e Black Friday

A gestão de estoque ideal permite organizar o estoque, ter noção dos custos de cada item, fazer um diagnóstico, identificar o tempo limite que uma mercadoria pode ficar estocada, a partir do cálculo de giro de estoque a análise do período de vendas. Assim é possível entender o que faz o estoque girar. 

O que calcular antes de sair vendendo

Ver o estoque cheio causa uma ansiedade no gestor que pode fazer com que ele comece a vender todos os produtos sem ter uma noção de ganhos e perdas com as vendas, por isso, não esqueça do custo do estoque parado. Além disso, a integração entre os setores de marketing, vendas e logística é fundamental para evitar que ações promocionais para aumentar as vendas aconteçam sem planejamento, e assim causem prejuízos para a logística. 

É importante levar alguns outros pontos em consideração, para não deixar a empresa com problemas no fluxo de caixa, como o custo com os pedidos para reposição, que inclui gastos com frete, negociação, impostos e muito mais. Outro é o custo para armazenamento, desde contas fixas como aluguel, energia e água, pagamento de funcionários, impostos e gastos não esperados, que podem vir a acontecer como manutenção e troca de equipamentos.

A parte mais importante ao calcular os custos é o capital. Isso porque ele está relacionado ao valor investido na compra do produto e todas as variáveis financeiras, como a inflação. É como investir na bolsa de valores, pode ser vantajoso ou não manter aquele produto parado, depende de vários fatores, como a situação econômica do país, a cotação do dólar e de outras moedas e o volume do pedido.

Existem também riscos e custos imprevistos, que podem causar problemas e desvalorizar a mercadoria, como validade, roubos, extravios e danos por manuseio. Todos esses fatores devem ser levados em consideração ao criar ações para esvaziar o estoque, pois no lugar de melhorar a qualidade da empresa, podem causar problemas. 

Como calcular o giro do estoque

Já pensou qual seria o giro de estoque ideal para manter o equilíbrio entre produção e venda dos produtos da sua empresa? A melhor maneira para descobrir é fazer o cálculo de giro de estoque, a partir da seguinte fórmula:

Giro de Estoque = Total de Vendas / Volume Médio de Estoque

Por exemplo: a sua empresa vende 2.000 ventiladores por ano. O estoque médio costuma ser de 400 ventiladores, então temos:

Giro de Estoque = 2.000 / 400 = 5 giros por ano

O que isso quer dizer? O seu estoque de ventiladores deve ser renovado cinco vezes por ano. Com esse cálculo, a gestão de estoque é mais fácil, e ao realizar o orçamento, é possível levar em consideração os gastos que a empresa terá para abastecer o estoque 5 vezes no ano e também planejar as vendas.

Para entender melhor, confira a planilha de cálculo de giro de estoque e curva ABC que criamos para lhe auxiliar:

baixar planilha gestão de estoque

Curva ABC e gestão de estoque

A Curva ABC tem como principal objetivo deixar claro quais são os produtos mais importantes para a empresa. Existem várias maneiras de fazer a conta, seja por preço de custo, que apresenta os produtos de maior valor, ou por valor de venda, que indica os produtos que mais aumentam a receita da empresa.

O primeiro passo é listar todos os produtos, indicando o valor unitário, a quantidade vendida e o valor total por produto. Depois, calcular a porcentagem de participação de cada produto nas vendas, dividindo o valor total por produto pelo total de vendas.

E por último, organizar a planilha pelo valor total por produto e somar os percentuais de cada produto ao valor acumulado. Assim é possível ter a porcentagem acumulada que classifica cada produto em uma categoria.

> Produtos A: responsáveis por até 80% das vendas;

> Produtos B: responsáveis por até 15% das vendas;

> Produtos C: responsáveis por até 5% das vendas.

Agora é organizar a tabela pelo número da porcentagem, do menor para o maior, assim, o produto mais representativo fica no topo. Feito isso, temos as informações para descobrir a Curva ABC. Comece pelo topo da lista, comece somando até atingir 80%, essa é a classificação A. Depois, continue somando até atingir 15% (B) e os últimos itens devem atingir a soma de 5%, classificação C.

Assim você consegue ter no papel uma ideia do que é mais vendido, do que vale e do que não vale a pena ter no estoque da sua empresa. Na busca pela gestão de estoque ideal e a redução de custos, esse é um passo importante. 

Gestão de estoque ideal

A organização é a peça chave para uma gestão de estoque ideal e um fluxo de trabalho eficiente. Para evitar um estoque em falta ou superlotado, siga as dicas a seguir:

Organize o espaço físico: escolha uma forma de classificação dos produtos para em seguida organizar o espaço, de modo que a posição dos itens facilite o manuseio, com as etiquetas visíveis e possibilitando espaço nos corredores para deslocamento. Ao separar e organizar, as mercadorias são encontradas com maior facilidade, o que acelera os processos e reduz custos operacionais.

Escolha horários apropriados: realizar a gestão de estoque no meio do expediente ou em horários de pico pode acarretar em atrasos nas entregas, confusão e custos elevados. É ideal encontrar um momento adequado para fazer a gestão, principalmente para evitar que as contas estejam erradas. Conforme o ramo de atuação da empresa, é possível selecionar o melhor período, como fins de semana, feriados ou no turno inverso. 

Registre entradas e saídas: um dos motivos da gestão de estoque ser uma dor de cabeça para alguns são os erros na hora de registrar a movimentação das mercadorias, o que pode causar problemas com as vendas de produtos que já não estão mais em estoque, por exemplo. É mais comum isso acontecer por falha humana, por isso a automatização dos processos é hoje uma das melhores formas de trazer precisão nos resultados. Além de centralizar as informações em um único lugar, é possível integrar as informações de setores como financeiro e comercial. 

 

Fazer a gestão de estoque ideal para reduzir custos logísticos não é uma tarefa fácil, mas ao seguir as dicas e informações desse artigo, a empresa estará mais preparada e os processos serão mais simples. Agora, coloque em prática o que ainda não estava sendo feito na sua organização e aposte em tecnologias de ponta que automatizem os processos e entreguem resultados satisfatórios, saiba mais aqui. 

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.