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5 passos para aumentar a eficiência operacional e atender mais clientes

Quando o assunto é aumentar a eficiência operacional, muitas empresas pensam em apostar na redução de custos, cortes de gastos e até na redução dos colaboradores. Mas essas nem sempre são as melhores estratégias – na maioria das vezes não são. Realizar essas ações pode interferir diretamente na eficiência da operação, nos resultados e na produtividade. 

Afinal, o que deve ser feito então? 

O primeiro passo é entender o que é eficiência operacional e como ela funciona dentro da organização. O termo se refere à cultura da empresa, a integração de todos os setores e a otimização dos processos para alcançar os objetivos. 

Pode se tornar um desafio quando os setores não são integrados como deveriam e a empresa conta com gestores que não possuem qualificação adequada. É comum que, por exemplo, mesmo sabendo da importância dos treinamentos dos colaboradores, quando o orçamento aperta, essa é a primeira medida de corte de gastos realizada pela gestão, o que pode afetar a equipe toda.  

Como aumentar a eficiência operacional?

Para evitar que isso aconteça, confira a seguir 5 passos que ajudarão a sua empresa a aumentar a eficiência operacional e atender melhor um número maior de clientes. 

1 – Indicadores logísticos claros

Para empresas que buscam melhorias contínuas na operação, os indicadores logísticos – ou KPIs (Key Performance Indicator ou Indicador Chave de Performance) – são alternativas para avaliar, mensurar e tomar decisões claras sobre as necessidades do negócio. Mas para isso, os indicadores devem ser claros e coerentes com a realidade.

Nesse caso, além dos indicadores geralmente utilizados pela logística – OTIF (On Time & In Full), OTD (On Time Delivery, Acuracidade do estoque, entre outros – é preciso avaliar os indicadores de produtividade. Esses são ligados diretamente à eficiência da equipe e aos resultados. Veja alguns exemplos:

  • Indicadores de qualidade: podem medir diversos fatores, inclusive a porcentagem de entregas dentro do prazo.
  • Indicadores de capacidade: medem a quantidade produzida em determinado período, como a quantidade de entregas por dia de um motorista – leve em consideração pontos como distância percorrida ou entre um ponto e outro.
  • Indicadores de turnover: esses indicadores medem a rotatividade de colaboradores na empresa. Pode apontar pontos de melhoria e atenção ao gestor.

2 – Automatizar processos

Na logística, a automatização dos processos está presente no planejamento das rotas, na cotação do frete, na integração com outros setores ou entre fornecedores, no armazenamento, na gestão da frota e das entregas e em muitos outros processos. Transformar as demandas operacionais em automáticas é uma tendência que auxilia as empresas a se posicionarem mais competitivas no mercado. 

Os principais sistemas de gestão presentes nas empresas são o CRM (Customer Relationship Management), os sistemas Business Intelligence (BI) e WMS (Warehouse Management System). Mas além deles é possível contar com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), os roteirizadores de entregas e coletas e outros. Saiba mais aqui.

3 – Foco no cliente 

A principal vantagem de focar no cliente quando o assunto é eficiência operacional é aumentar a competitividade do mercado. Com os consumidores mais exigentes, a busca não é apenas por empresas que possuem bons preços, qualidade nos produtos e serviços prestados, mas que também mantenham uma boa comunicação com o público e um relacionamento saudável com os clientes, além de um bom pós-venda. Dessa forma, a empresa fideliza o cliente e torna a experiência mais satisfatória. 

Outro benefício é a redução dos custos. Ao entender as necessidades dos clientes, a empresa coloca forças somente no que é necessário e busca alternativas para melhorar esses processos, como a automação já citada.

4 – Pensar em longo prazo

É preciso entender a diferença de custo e investimento e como eles podem contribuir no longo prazo. Os custos podem ser mão de obra, embalagem, energia elétrica, manutenção dos veículos ou do armazém. Já os investimentos se referem a um recurso que trará benefícios principalmente no futuro, como crescimento para a empresa e ganhos de tempo e dinheiro. 

O investimento em soluções tecnológicas é visto muitas vezes como um custo, mas não deve ser assim. Além de aumentar a produtividade e muitas vezes reduzir custos logo no começo da implantação, também contribuem para um ganho de eficiência operacional no longo prazo, que trará benefícios reais para a empresa. 

5 – Entenda seus custos 

É praticamente impossível tomar decisões baseadas nos custos da operação se o gestor não tem conhecimento sobre eles. Entender os custos é avaliar o que realmente é necessário, mesmo que possua um valor de investimento maior. 

Segundo dados do Instituto de Logística e Supply Chain (Ilos), os custos logísticos de uma empresa representam 7,6% da receita líquida da empresa. Por isso a importância de conhecê-los: além de aumentar a competitividade no mercado, evita que a empresa perca dinheiro. 

Na logística, os custos abrangem desde o momento da fabricação do produto até a entrega ao consumidor final. Ou seja, suprimentos, gestão de estoque e armazenagem, transporte da mercadoria, gestão de frotas, financeiro e administrativo – incluindo recursos humanos. Confira este material gratuito sobre como organizar os custos logísticos.

Aumente a eficiência operacional da sua empresa

Agora você pode colocar em prática os passos que aprendeu neste artigo para aumentar a eficiência operacional. Certamente isso vai elevar a capacidade da empresa para atender mais clientes e valorizar os que já possui. Não esqueça que a taxa de churn também é aplicada aos clientes, e deve ser sempre baixa. Assim você terá certeza de que está fazendo um bom trabalho.

Apostar na automação dos processos é um bom caminho para ganhar eficiência operacional. Aproveite para conhecer as soluções que a AgileProcess possui. De planejamento de rotas com roteirizadores até a gestão das entregas, somos especialistas em tecnologia inteligente para otimização logística e visibilidade em tempo real.

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Gostou? Compartilhe com seus colegas para que a automação dos processos também torne a sua empresa mais tecnológica e competitiva no mercado. 

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.