5 passos para aumentar a eficiência operacional e atender mais clientes

dezembro 14, 2021
9:00 am

Quando o assunto é aumentar a eficiência operacional, muitas empresas pensam em apostar na redução de custos, cortes de gastos e até na redução dos colaboradores. Mas essas nem sempre são as melhores estratégias – na maioria das vezes não são. Realizar essas ações pode interferir diretamente na eficiência da operação, nos resultados e na produtividade.

Afinal, o que deve ser feito então?

O primeiro passo é entender o que é eficiência operacional e como ela funciona dentro da organização. O termo se refere à cultura da empresa, a integração de todos os setores e a otimização dos processos para alcançar os objetivos.

Pode se tornar um desafio quando os setores não são integrados como deveriam e a empresa conta com gestores que não possuem qualificação adequada. É comum que, por exemplo, mesmo sabendo da importância dos treinamentos dos colaboradores, quando o orçamento aperta, essa é a primeira medida de corte de gastos realizada pela gestão, o que pode afetar a equipe toda.

Como aumentar a eficiência operacional?

Para evitar que isso aconteça, confira a seguir 5 passos que ajudarão a sua empresa a aumentar a eficiência operacional e atender melhor um número maior de clientes.

1 – Indicadores logísticos claros

Para empresas que buscam melhorias contínuas na operação, os indicadores logísticos – ou KPIs (Key Performance Indicator ou Indicador Chave de Performance) – são alternativas para avaliar, mensurar e tomar decisões claras sobre as necessidades do negócio. Mas para isso, os indicadores devem ser claros e coerentes com a realidade.

Nesse caso, além dos indicadores geralmente utilizados pela logística – OTIF (On Time & In Full), OTD (On Time Delivery, Acuracidade do estoque, entre outros – é preciso avaliar os indicadores de produtividade. Esses são ligados diretamente à eficiência da equipe e aos resultados. Veja alguns exemplos:

Indicadores de qualidade: podem medir diversos fatores, inclusive a porcentagem de entregas dentro do prazo.
Indicadores de capacidade: medem a quantidade produzida em determinado período, como a quantidade de entregas por dia de um motorista – leve em consideração pontos como distância percorrida ou entre um ponto e outro.
Indicadores de turnover: esses indicadores medem a rotatividade de colaboradores na empresa. Pode apontar pontos de melhoria e atenção ao gestor.

2 – Automatizar processos

Na logística, a automatização dos processos está presente no planejamento das rotas, na cotação do frete, na integração com outros setores ou entre fornecedores, no armazenamento, na gestão da frota e das entregas e em muitos outros processos. Transformar as demandas operacionais em automáticas é uma tendência que auxilia as empresas a se posicionarem mais competitivas no mercado.

Os principais sistemas de gestão presentes nas empresas são o CRM (Customer Relationship Management), os sistemas Business Intelligence (BI) e WMS (Warehouse Management System). Mas além deles é possível contar com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), os roteirizadores de entregas e coletas e outros. Saiba mais aqui.

3 – Foco no cliente

A principal vantagem de focar no cliente quando o assunto é eficiência operacional é aumentar a competitividade do mercado. Com os consumidores mais exigentes, a busca não é apenas por empresas que possuem bons preços, qualidade nos produtos e serviços prestados, mas que também mantenham uma boa comunicação com o público e um relacionamento saudável com os clientes, além de um bom pós-venda. Dessa forma, a empresa fideliza o cliente e torna a experiência mais satisfatória.

Outro benefício é a redução dos custos. Ao entender as necessidades dos clientes, a empresa coloca forças somente no que é necessário e busca alternativas para melhorar esses processos, como a automação já citada.

4 – Pensar em longo prazo

É preciso entender a diferença de custo e investimento e como eles podem contribuir no longo prazo. Os custos podem ser mão de obra, embalagem, energia elétrica, manutenção dos veículos ou do armazém. Já os investimentos se referem a um recurso que trará benefícios principalmente no futuro, como crescimento para a empresa e ganhos de tempo e dinheiro.

O investimento em soluções tecnológicas é visto muitas vezes como um custo, mas não deve ser assim. Além de aumentar a produtividade e muitas vezes reduzir custos logo no começo da implantação, também contribuem para um ganho de eficiência operacional no longo prazo, que trará benefícios reais para a empresa.

5 – Entenda seus custos

É praticamente impossível tomar decisões baseadas nos custos da operação se o gestor não tem conhecimento sobre eles. Entender os custos é avaliar o que realmente é necessário, mesmo que possua um valor de investimento maior.

Segundo dados do Instituto de Logística e Supply Chain (Ilos), os custos logísticos de uma empresa representam 7,6% da receita líquida da empresa. Por isso a importância de conhecê-los: além de aumentar a competitividade no mercado, evita que a empresa perca dinheiro.

Na logística, os custos abrangem desde o momento da fabricação do produto até a entrega ao consumidor final. Ou seja, suprimentos, gestão de estoque e armazenagem, transporte da mercadoria, gestão de frotas, financeiro e administrativo – incluindo recursos humanos. Confira este material gratuito sobre como organizar os custos logísticos.

Aumente a eficiência operacional da sua empresa

Agora você pode colocar em prática os passos que aprendeu neste artigo para aumentar a eficiência operacional. Certamente isso vai elevar a capacidade da empresa para atender mais clientes e valorizar os que já possui. Não esqueça que a taxa de churn também é aplicada aos clientes, e deve ser sempre baixa. Assim você terá certeza de que está fazendo um bom trabalho.

Apostar na automação dos processos é um bom caminho para ganhar eficiência operacional. Aproveite para conhecer as soluções que a AgileProcess possui. De planejamento de rotas com roteirizadores até a gestão das entregas, somos especialistas em tecnologia inteligente para otimização logística e visibilidade em tempo real.