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Como organizar os comprovantes de entrega e coleta

A comprovação das entregas é uma das partes mais importantes de todo processo logístico. É com um comprovante que a transportadora, ou empresa responsável pelo transporte, pode garantir que a entrega foi realizada e recebida pelo cliente. 

Geralmente, o comprovante de entrega conta com a assinatura do cliente e algum documento de identificação. Com os avanços tecnológicos, o famoso canhoto de papel foi substituído pelo digital e outras ferramentas capazes de realizar a comprovação e garantir autenticidade da entrega. 

Atualmente, existem diversas formas de comprovação de entrega, da mais simples à mais segura: 

Comprovantes de papel – canhotos

O famoso canhoto de papel, que é assinado pelo recebedor da entrega, serve apenas como uma evidência física de que a entrega foi realizada e quem a recebeu. Esse documento é frágil legalmente e fisicamente. Hoje é necessário arquivar, manter limpo e em boas condições um canhoto de papel. Mesmo assim, não entrega 100% de segurança para a empresa, visto que pode ser fraudado.

Comprovantes digitais

Comprovantes digitais com evidências garantem mais segurança e inúmeras confirmações de contato com o recebedor. É possível ter evidências de localização, foto do local de entrega e assinatura digital. Aqui já começamos um processo sem papel e 100% digital. Não precisar digitalizar canhotos e guardar vários papéis já é uma grande economia para a operação.

Comprovantes digitais com validade legal

Além de não existir papel no ato da comprovação e tudo ser feito de forma digital, a comprovação é enviada em tempo real para o sistema da empresa de entrega. O diferencial desta comprovação com certificação é que o documento recebe um selo da ICP-BRASIL, que garante a autoria e a integridade do documento, o não-repúdio e um carimbo tempo de data e hora. A ICP-BRASIL é o sistema nacional que possui a mesma garantia que um documento autenticado em cartório.

Comprovantes sem contato físico

De olho no cenário atual, a AgileProcess lançou uma forma de comprovação de entregas digital sem contato, o NoTouch. Na ferramenta, a comprovação é feita via QR-Code direto no celular do cliente, que evita o contato com o entregador e garante a segurança dos envolvidos.

Como armazenar cada comprovante de entrega adequadamente

Como vimos, existem muitas formas de comprovar as entregas. A partir deste momento, é preciso também entender que cada uma delas possui uma maneira mais adequada de ser armazenada e organizada. 

Quando a entrega é realizada, o entregador precisa coletar a assinatura (no papel ou digital) e guardar para que a transportadora responsável tenha um controle maior e utilize caso necessário.

No caso do canhoto físico, no fim do dia é necessário dar baixa no sistema e armazená-lo corretamente para não danificar o papel. O armazenamento desses papéis ocupa espaço em salas e até galpões, e aumenta os custos da operação.

Muitas empresas fazem a digitalização desses canhotos para facilitar o acesso e a busca. Mas esse trabalho é demorado e envolve mais pessoas no processo. Mesmo assim, em muitos casos é necessário guardar o papel por um período, visto que a digitalização não traz segurança para a empresa.

Diferente do comprovante digitalizado, o digital é uma maneira diferente, inovadora e tecnológica de comprovar as entregas. Como a informação é enviada diretamente para o transportador em tempo real, não há a necessidade de espera do fim do dia, nem mesmo o processo de digitalizar e armazenar o canhoto de papel, o que elimina o risco de extravio ou perda. 

O documento assinado direto no celular do motorista é armazenado digitalmente, e não ocupa espaço físico. A qualidade do material é garantida, mesmo com o passar do tempo. O comprovante de entrega digital pode conter informações como fotos, data e hora, geolocalização e muito mais. As tecnologias têm otimizado os comprovantes digitais conforme as necessidades específicas de cada cliente, em busca de trazer uma experiência melhor para o consumidor.  

Cada vez mais, as tecnologias moldam os comprovantes digitais conforme as necessidades do momento, em busca de trazer uma experiência melhor para o consumidor. O armazenamento digital do comprovante, realizado em tempo real, elimina o risco de extravios e perdas do papel. 

Economia com comprovantes digitais

Além das vantagens como agilidade, redução de espaço físico e segurança, os comprovantes digitais conseguem apresentar uma grande economia para as empresas, ao diminuir a compra de papéis e afins (folha, tinta, impressão, armazenamento, entre outros) e a produção e digitalização dos comprovantes. 

Assim, o valor que seria destinado aos papéis pode ser atribuído para outras áreas da operação, visando investimentos e melhorias. Gera, então, uma economia de tempo, dinheiro e espaço, além de garantir a legalidade do documento, entregar as informações de forma mais rápida e em tempo real.

O que é melhor para comprovar as entregas?

A partir do que foi explanado neste conteúdo, é possível entender as maneiras disponíveis no mercado para comprovação das entregas e qual delas é melhor para o momento atual da sua empresa. Os custos de cada comprovante de entrega variam conforme as necessidades, mas em um mundo cada vez mais digital, apostar no papel para comprovar as entregas é coisa do passado.

Conheça os detalhes e as facilidades dos comprovantes digitais de entregas e coletas e faça mais pela sua empresa. Converse com um especialista da AgileProcess para ficar por dentro das possibilidades e manter a segurança da empresa, dos motoristas e dos consumidores.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.