A comprovação das entregas é uma das partes mais importantes de todo processo logístico. É com um comprovante que a transportadora, ou empresa responsável pelo transporte, pode garantir que a entrega foi realizada e recebida pelo cliente.
Geralmente, o comprovante de entrega conta com a assinatura do cliente e o número de algum documento de identificação. Com os avanços tecnológicos, o famoso canhoto de papel foi substituído pelo digital e outras ferramentas capazes de realizar a comprovação e garantir autenticidade da entrega.
Atualmente, existem diversas formas de comprovação de entrega, da mais simples à mais segura. Confira as principais.
Principais comprovantes de entrega
Comprovantes de papel – canhotos
O famoso canhoto de papel, que é assinado pelo recebedor da entrega, serve apenas como uma evidência física de que a entrega foi realizada e quem a recebeu. Esse documento é frágil legalmente e fisicamente.
Hoje é necessário arquivar, manter limpo e em boas condições um canhoto de papel. Mesmo assim, não entrega 100% de segurança para a empresa, visto que qualquer informação pode ser fraudada.
Comprovantes digitais
Comprovantes digitais com evidências garantem mais segurança e diversas confirmações de contato com o recebedor. É possível ter evidências de localização, foto do local de entrega e assinatura digital.
Aqui já começamos um processo sem papel 100% digital. Não precisar digitalizar canhotos e guardar vários papéis já é uma grande economia para a operação.
Comprovantes digitais com validade legal
Além de não existir papel no ato da comprovação e tudo ser feito de forma digital, neste caso a comprovação é enviada em tempo real para o sistema da empresa de entrega.
O diferencial desta comprovação com certificação é que o documento recebe um selo da ICP-BRASIL, que garante a autoria e a integridade do documento, o não-repúdio e um carimbo tempo de data e hora. A ICP-BRASIL é um sistema nacional que possui a mesma garantia que um documento autenticado em cartório.
Comprovantes sem contato físico
De olho no cenário atual, a AgileProcess lançou uma forma de comprovação de entregas digital sem contato, o NoTouch. Na ferramenta, a comprovação é feita via QR-Code direto no celular do cliente, que evita o contato com o entregador e garante a segurança dos envolvidos.
Como armazenar os comprovantes de entrega adequadamente
Como vimos, existem muitas formas de comprovar as entregas. A partir deste momento, é preciso também entender que cada uma delas possui uma maneira mais adequada de ser armazenada e organizada.
Quando a entrega é realizada, o entregador precisa coletar a assinatura (no papel ou digital) e guardar para que a transportadora responsável tenha um controle maior e utilize caso necessário.
No caso do canhoto físico, no fim do dia é necessário dar baixa no sistema e armazená-lo corretamente para não danificar o papel, o que dificulta o acompanhamento das entregas em tempo real. O armazenamento desses papéis também ocupa espaço em salas e até galpões, e aumenta os custos da operação.
Muitas empresas fazem a digitalização desses canhotos para facilitar o acesso e a busca. Mas esse trabalho é demorado e envolve mais pessoas no processo. Mesmo assim, em muitos casos é necessário guardar o papel por um período, visto que a digitalização não traz segurança para a empresa.
Diferente do comprovante digitalizado, o digital é uma maneira diferente, inovadora e tecnológica de comprovar as entregas. Como a informação é enviada diretamente para o transportador em tempo real, não há a necessidade de espera do fim do dia, nem mesmo o processo de digitalizar e armazenar o canhoto de papel, o que elimina o risco de extravio ou perda.
O documento assinado direto no celular do motorista é armazenado digitalmente, e não ocupa espaço físico. Dessa forma, a qualidade do material é garantida, mesmo com o passar do tempo.
Os comprovantes de entrega digitais podem conter informações como fotos, data e hora, geolocalização e muito mais. As tecnologias têm otimizado os comprovantes digitais conforme as necessidades específicas de cada cliente, em busca de trazer uma experiência melhor para o consumidor.
As tecnologias moldam os comprovantes digitais conforme as necessidades do momento, em busca de trazer uma experiência melhor para o consumidor e para o transportador.
Economia com comprovantes digitais
Além das vantagens como agilidade, redução de espaço físico e segurança, os comprovantes digitais conseguem apresentar uma grande economia para as empresas, ao diminuir a compra de papéis e afins (folha, tinta, impressão, armazenamento, entre outros) e a produção e digitalização dos comprovantes.
Assim, o valor que seria destinado aos papéis pode ser atribuído para outras áreas da operação, visando investimentos e melhorias. Gera, então, uma economia de tempo, dinheiro e espaço, além de garantir a legalidade do documento, entregar as informações de forma mais rápida e em tempo real.
O que é melhor para comprovar as entregas?
A partir do que foi explanado neste conteúdo, é possível entender as maneiras disponíveis no mercado para comprovação das entregas e, assim, qual delas é melhor para o momento atual da sua empresa. Os custos de cada comprovante de entrega variam conforme as necessidades, mas em um mundo cada vez mais digital, apostar no papel para comprovar as entregas é coisa do passado.
Conheça os detalhes e as facilidades dos comprovantes digitais de entregas e coletas e faça mais pela sua empresa. Converse com um especialista da AgileProcess para ficar por dentro das possibilidades e manter a segurança da empresa, dos motoristas e dos consumidores.
Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta. 