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Logística para o setor farmacêutico: os passos para o sucesso

O setor farmacêutico brasileiro é hoje um dos maiores do mundo. Em constante crescimento, a logística farmacêutica é encarregada do planejamento, distribuição, armazenamento, transporte e custos envolvidos com os medicamentos. 

Por se tratar de produtos específicos, muitas vezes é necessário alguns cuidados especiais em todo processo de transporte, como veículos climatizados para as vacinas, por exemplo. É essencial que a transportadora faça um planejamento de todo o processo, a fim de não gerar custos extras e manter a qualidade dos produtos. 

A seguir, vamos repassar os principais passos de uma logística de sucesso no setor farmacêutico, confira. 

Normas da ANVISA para a logística farmacêutica

Não é qualquer transportadora que pode realizar o transporte de medicamentos. A ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) estabeleceu algumas regulamentações para os processos de armazenamento e transporte de medicamentos.

Para medicamentos comuns, os que não possuem um controle especial, a transportadora deve buscar a AFE (Autorização de Funcionamento de Empresa). Enquanto as que trabalham com medicamentos de controle especial, é necessário a AE (Autorização Especial), além do acompanhamento de um farmacêutico responsável. 

Para a qualificação das equipes envolvidas no trabalho, é importante conhecer os seguintes termos:

– Boas Práticas de Armazenagem – BPA: procedimentos que buscam garantir a qualidade dos produtos armazenados;
-Boas Práticas de Distribuição e Armazenagem – BPDA: além da qualidade na armazenagem, aqui entram procedimentos que visam a qualidade também no processo de distribuição;
-Boas Práticas de Transporte – BPT: procedimento de qualidade durante o processo de transporte. 

No armazenamento dos medicamentos, os principais pontos que a ANVISA define são:

-Instalações próprias e específicas para os medicamentos, para que não fiquem em contato com o chão ou com as paredes;
-Não misturar medicamentos comuns com outros que precisam de cuidados especiais;
-Controle de estoque e inventários periódicos;
-Espaço separado para medicamentos devolvidos, vencidos, falsificados ou que serão recolhidos por qualquer motivo;
-Garantir que medicamentos termolábeis (que precisam de temperaturas específicas) não sejam expostos à temperatura ambiente.

No transporte, o fundamental é garantir a integridade dos medicamentos. Além de escolher os veículos adequados para cada produto, as transportadoras devem estar aliadas com as seguintes normas da ANVISA:  

-Qualificação das transportadoras para trabalhar com medicamentos;
-Conhecer as especificações de cada produto, como temperatura e umidade – aqui entra a necessidade de um farmacêutico responsável como funcionário da transportadora;
-Medicamentos controlados exigem uma licença especial para transporte. 

Os passos para o sucesso da logística no setor farmacêutico

A logística farmacêutica é composta por várias etapas que tornam o processo um sucesso. Vamos entender um pouco mais sobre as etapas de armazenamento dos produtos, distribuição e comprovação das entregas.

Armazenamento de produtos farmacêuticos

Ao seguir as recomendações da ANVISA já citadas para o armazenamento, a transportadora estará fazendo o necessário para garantir a qualidade dos medicamentos até a hora do transporte e distribuição. Vale reforçar a importância do controle do estoque pelo gestor, para garantir que os produtos não encalhem no armazém e os que estejam fora do prazo de validade não sejam comercializados.

Para fazer uma boa gestão de estoque, confira este artigo.

Distribuição 

A distribuição vai além do veículo adequado, que conta com termostato e a temperatura ideal para o medicamento. Ao sair das fábricas e armazéns até o cliente, um hospital ou uma farmácia, as transportadoras podem contar com ferramentas que auxiliam o processo de transporte, tornando-o mais prático, curto e econômico.

Uma ferramenta de roteirização, por exemplo, seleciona as melhores rotas e interliga os pontos de entrega de uma maneira assertiva, reduzindo custos desnecessários com combustível e tempo. É possível aliar a roteirização com a separação das cargas automaticamente, através das especificações dos produtos e dos veículos disponíveis para entrega. Saiba mais. 

Outra ferramenta que auxilia o processo de distribuição é a de gestão de entregas. Com relatórios automáticos dos principais indicadores, o gestor consegue acompanhar a performance de cada motorista durante a jornada, visualizar os eventos em aberto, fechados ou atrasados, e aumentar a visibilidade em tempo real de toda a operação, que possibilita tomar decisões de forma rápida.

Comprovação das entregas ideal 

Muitos produtos farmacêuticos demandam tratamentos especiais que vão além do armazenamento adequado e a distribuição em veículos certos. Se alguns medicamentos precisam de prescrição para serem comercializados, eles também não podem ser entregues para qualquer pessoa. Por isso a importância da comprovação de entregas.

A etapa de comprovação de entrega se torna fundamental para a transportadora que precisa declarar quem recebeu, quando e onde. Para muitos fornecedores, os tradicionais canhotos de papel não são mais suficientes, visto que eles são frágeis e imprecisos. 

A comprovação digital, além de enviar automaticamente ao gestor as informações das entregas, conta com assinatura digital no celular e a possibilidade de enviar fotos para registro (como do local fechado, em caso de não conseguir entregar). Ainda, para maior segurança, o transportador pode contar com a comprovação digital com validade legal, equivalente a uma assinatura registrada em cartório.

Essa ferramenta de comprovação oferece ao setor farmacêutico diversas formas de certificação jurídica, como a integridade –  garante que o conteúdo não foi alterado e que qualquer alteração no documento eletrônico faz com que a assinatura seja invalidada; a  autenticidade – garante a autoria e a identidade de quem assinou; o não-repúdio – com a chave privada cifrando o documento, a pessoa é impedida de negar a autenticidade da mensagem; e o carimbo de tempo – é um selo que atesta a data e a hora exata em que um documento eletrônico recebeu a assinatura digital.

Para saber mais sobre a ferramenta de comprovação de entrega com validade legal e como ela pode auxiliar as entregas na logística farmacêutica, confira nosso e-book completo aqui.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.