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Horas extras e gastos com combustível em excesso: como o sistema AgileProcess reduziu custos para a Copapel

A Copapel Higiene e Limpeza é a maior empresa fornecedora de produtos e serviços para higiene e limpeza profissional do sul do Brasil. Atuando há mais de 40 anos no mercado, atende a todos os segmentos através das 8 unidades instaladas na região sul. Em parceria com a Allia, rede colaborativa que integra os distribuidores independentes de cada região do país, está presente também em outros estados brasileiros.

O propósito da Copapel é auxiliar seus clientes na realização da higienização perfeita – oferecer o melhor serviço para a necessidade específica de limpeza, não apenas vender um produto. Mas para chegar a essa perfeição, a entrega deve ser realizada com sucesso, respeitando os prazos e sem eventuais problemas. Diante disso, a empresa foi atrás de soluções para melhorar os processos.

Principais problemas na operação

Com o crescimento da empresa nos últimos anos, cresceu também a necessidade de tecnologias para estruturar os processos. Não havia visibilidade das entregas, as rotas eram traçadas a mão – o que custava tempo e dinheiro, e muitas vezes os motoristas executavam sem consultar GPS, apenas seguindo seus conhecimentos do trajeto, entrando em rodovias com muito trânsito e atrasando as entregas.

A Copapel também notou um gasto desnecessário com horas extras para os motoristas. “Eles chegavam no fim do dia e ficavam até 3h a mais para fazer a baixa das notas, criar a rota do outro dia na mão, nota a nota, fazendo o sequenciamento das entregas”, conta Jonatan Benkendorf, gerente de operações da empresa. Ainda, como a empresa trabalha com produtos de limpeza, é fundamental que seus veículos estejam sempre em bom estado, então a limpeza dos veículos fica para o fim do expediente também, por conta dos motoristas. 

Ao colocar no papel e fazer o cálculo de hora extra vezes os vários motoristas da empresa, Jonatan notou que com o auxílio de uma ferramenta que agilizasse os processos, esse dinheiro poderia ser investido em melhorias para o dia a dia dos motoristas. Em busca da solução do problema, encontrou no sistema AgileProcess a agilidade na criação das rotas que precisava e a visibilidade em tempo real das informações, principalmente nos comprovantes de entrega.

Soluções encontradas

Para reduzir os gastos com combustível, o tempo manual de sequenciamento das rotas e as horas extras dos motoristas, o roteirizador de entregas da AgileProcess possibilitou a criação de rotas mais assertivas e eficientes, evitando caminhos extras e reduzindo os quilômetros rodados. Já os comprovantes digitais enviam as informações das entregas em tempo real para a base, o que tirou a necessidade de ficar até mais tarde para dar baixa nas notas e ter mais tempo para limpeza do caminhão sem ultrapassar a jornada de trabalho normal. 

Em 2019, a Copapel participou do Diálogo Global da Fundação das Nações Unidas, um evento de alto nível realizado na sede da ONU, na cidade de Nova York, onde reforça a importância e promove engajamento aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS),  e após esse momento, a empresa tem intensificado suas ações junto à sociedade, sendo uma das formas de colaboração junto aos ODS, gastar menos combustíveis fósseis e diminuir a emissão de gases poluentes para realizar as entregas. Para Jonatan, ao rodar menos para realizar as entregas com o auxílio do roteirizador, a empresa já avançou neste quesito.

“Chegamos a uma média de 15 a 20% de km rodados a menos por mês, o que deu uma diferença muito grande para a operação quando somado”, conta Jonatan. Em uma comparação com meses anteriores, o gestor aponta que houve uma economia de quase mil litros de combustível em toda a operação, valores que são investidos em outros pontos de melhorias, como investimento na frota e implantação de novas tecnologias.

Com o sequenciamento das rotas planejado com antecedência pelo sistema, os motoristas realizam as entregas com mais segurança e sem erros de percurso. Ao seguir o trajeto no GPS com calma, eles não se confundem com as rotas, o que diminui curvas bruscas para entrar em alguma rua ou a busca por atalhos para cumprir os prazos, que possibilitam entrar em ruas perigosas e desconhecidas, aumentando o risco de assaltos ou acidentes. 

Para diminuir a resistência dos motoristas às novas tecnologias, a empresa buscou implementar medidas de conscientização e envolveu auxiliares mais jovens, acostumados com as tecnologias, para apoiar os motoristas. Atualmente, mesmo os motoristas mais resistentes já aprenderam a usar e estão acostumados com a facilidade do sistema no dia a dia. 

Após a implantação do roteirizador em todas as operações da empresa, os principais benefícios que Jonatan destaca são:

Redução de 15 a 20% nos quilômetros rodados, o que impacta no orçamento da empresa e no objetivo de ser mais sustentável;

Acompanhamento das entregas em tempo real, permitindo realizar ações para facilitar as rotas e tomar decisões mais rápidas, sabendo exatamente onde cada veículo está;

→ Comprovantes digitais que enviam informações em tempo real para o cliente, assim o cliente fica informado do horário que será realizada a entrega, evitando desencontros, e o transportador recebe o comprovante automaticamente;

Redução das horas extras, o que permite ao motorista fazer a limpeza do caminhão e ainda ir para casa mais cedo e descansar;

→ Percentual de notas que voltavam no fim do expediente, de 2% caiu para menos de 1%, evitando problemas comerciais com pedidos não entregues;

Usabilidade da ferramenta e do aplicativo dos motoristas, que não podem perder tempo na estrada.

Para entregar ainda mais informações aos clientes e entregar mais soluções, em breve será implementado o sistema live tracking da AgileProcess, que envia um SMS para o cliente com informações da entrega e a possibilidade de reagendar em casos de imprevisto, evitando reentregas.

 

Implantar novas tecnologias para a operação, na qual os motoristas e funcionários estão acostumados a fazer as coisas do seu jeito, pode ser um desafio para a empresa. Cabe aos gestores e diretores aderir a ideia e mostrar o quanto uma ferramenta pode tornar o dia de trabalho mais produtivo e vantajoso para todos os envolvidos.

Depois da implantação, os principais desafios vão ficando para trás. Em pouco tempo é possível notar ganho de produtividade, redução nos custos e melhorias na satisfação do cliente final. Como a Copapel, a sua empresa pode fazer muito mais com o auxílio do sistema AgileProcess. Fale agora mesmo com um especialista para entender o momento da sua operação e como podemos ajudar.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.