Gestão de entregas: o que é importante para a sua empresa?

julho 26, 2022
10:00 am

O objetivo de um transportador é encontrar a maneira mais vantajosa para realizar as entregas de um ponto a outro, considerando os prazos estabelecidos nos acordos de serviço e os custos com o transporte. Mas para ter uma visão completa das informações durante esse processo, ele precisa fazer a gestão de entregas perfeita.

Ter visibilidade das informações, acompanhar cada motorista e suas particularidades e oferecer ao cliente final e ao contratante o status atualizado do pedido são algumas facilidades que a operação ganha ao utilizar uma ferramenta de gestão de entregas.

Mas o que é importante para a sua empresa atualmente? Conseguir essa transparência nos processos e entregar com qualidade ou apenas deixar as coisas acontecerem?

Separamos a seguir todas as informações que a sua empresa precisa para realizar uma gestão de entregas de qualidade e atingir nota máxima no acordo de serviço fechado com o cliente.

O que é gestão de entregas?

A gestão de entregas é uma das etapas mais importantes quando a empresa busca entregar com qualidade para atingir a satisfação do cliente, por englobar tudo relacionado ao transporte e movimentação das mercadorias.

É com a gestão de entregas que a empresa pode melhorar a produtividade e reduzir custos. Ela está presente desde o planejamento das rotas, definição e separação dos veículos que serão utilizados, cuidados com o estoque, monitoramento em tempo real, cuidado com os prazos, rastreamento, comprovação das entregas e gestão de frotas. O principal objetivo da gestão de entregas é a otimização dos serviços dos eventos logísticos.

Realizar o transporte de mercadorias não é uma tarefa fácil. Depende de muitos fatores que vão além de coletar o produto no ponto A e entregar no ponto B. Ademais, fazer uma boa gestão de entregas pode ser ainda mais difícil, pois interfere diretamente nos resultados da operação, positivamente ou não.

Vantagens de fazer a gestão de entregas corretamente

Quando bem aplicada, a gestão de entregas pode oferecer para a operação inúmeras vantagens, como:

Redução dos custos logísticos
Redução no tempo das entregas
Visibilidade das informações em tempo real
Indicadores atualizados e apresentados em relatórios
Tomada de decisão mais concreta a partir das informações coletadas
Segurança na confirmação das entregas com comprovantes digitais
Segurança para o motorista e a mercadoria com a localização exata
Comunicação direta com o cliente.

Principais cuidados na hora de contratar um software de gestão de entregas

Chegou a hora de adotar um software de gestão de entregas e não sabe por onde começar? O primeiro passo é entender os cuidados nesse momento e as particularidades que a ferramenta pode oferecer para toda a operação.

A maioria dos sistemas possui muitos recursos particulares, que acabam sendo fatores determinantes para a escolha entre um e outro. Portanto, avaliar as especificações e se elas cobrem as necessidades da empresa é o primeiro passo.

Depois, é importante que ele conte com algumas funcionalidades que tornam-se um diferencial competitivo para o transportador. Dentre elas temos: acompanhamento em tempo real dos eventos logísticos; relatórios gerenciais prontos e personalizados; integração facilitada com os sistemas da empresa; armazenamento de comprovantes digitais e canal de comunicação com o consumidor.

Erros mais comuns ao acompanhar as entregas

Acompanhar as entregas manualmente é um dos principais erros da operação. Com a grande quantidade de informações circulando, fica mais fácil acontecer falhas de comunicação ao acompanhar entrega por entrega, o que pode resultar em erros maiores, como atrasos e reclamações.

Não enviar as informações para o embarcador ou outro contratante também reduz a confiança para com a transportadora, o que pode diminuir a chance de novos fretes e ainda manchar a imagem no mercado. Por isso a importância de acompanhar em tempo real e disponibilizar as informações atualizadas.

A gestão de entregas mal feita pode, ainda, dificultar o controle dos documentos relacionados com as entregas, como notas fiscais eletrônicas (NF-e), conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) ou comprovantes de entrega.

Por último, a falta de planejamento para as entregas também resulta em erros que encarecem-as e ainda comprometem os prazos, o que gera retrabalho. Por isso é importante acompanhar e planejar cada cliente considerando as variáveis que envolvem suas entregas, como volume e frequência, para mostrar comprometimento.

Como os indicadores de desempenho contribuem para a gestão de entregas?

A quantidade de informação que circula em uma operação logística diariamente chega a ser imensurável. São entregas e mais entregas para serem realizadas dentro do prazo e das expectativas. Por isso é importante mensurar os resultados e objetivos através de indicadores logísticos de performance (KPI) que permitem realizar análises mais profundas e concretas de todas as informações.

Os KPIs de gestão acompanham desde a qualidade da entrega, o nível de serviço até os custos relacionados com o transporte. Confira alguns indicadores para a gestão de entregas:

On Time & In Full – OTIF

Um dos principais indicadores logísticos, mensura a visão do cliente para as entregas, relacionando pontualidade com qualidade. Para calcular é indicado utilizar as informações dos pedidos entregues dentro dos prazos e dentro das especificações e dividir ambos pelo número total de entregas. Depois, multiplica-se e encontra a porcentagem de entregas realizadas corretamente.

Por exemplo: 5.000 entregas realizadas no mês, sendo que 4.605 foram entregues dentro do prazo e 4.910 estavam dentro das especificações, temos:

On time: 4.605 / 5.000 = 0,92 ou 92%

In Full: 4.910 / 5.000 = 0,98 ou 98%

OTIF: 0,92 x 0,98 = 0,90 ou 90% das entregas realizadas corretamente.

Gastos com combustível em relação ao faturamento

Os gastos com combustíveis são valores que não costumam ser fixos para a operação, principalmente com o sobe e desce dos últimos tempos. O assunto costuma preocupar os gestores logísticos por se tratar de um item imprescindível para o andamento das entregas.

Torna-se essencial analisar a relação dos gastos com combustível com o faturamento mensal da empresa para entender a relação dos custos e chegar em um equilíbrio.

Analisar os principais fatores que estão auxiliando no consumo de combustível, como o modelo do veículo – geralmente quanto mais antigo, mais consome combustível – os cuidados durante a direção, se a manutenção está sendo feita corretamente, entre outros fatores.

Existem ferramentas que podem contribuir para a redução do consumo de combustível, como é o caso do roteirizador de entregas, que cria rotas mais eficientes e reduz os quilômetros rodados. A Copapel, por exemplo, reduziu de 15 a 20% os quilômetros rodados com o auxílio da roteirização, saiba mais aqui.

Percentual de entregas com avarias

Para evitar problemas maiores para a empresa, é importante acompanhar o percentual de entregas com avarias, que mostra a quantidade de pedidos que chegou ao cliente final com problemas. As avarias acontecem por diferentes motivos: empilhamento errado das embalagens, as próprias embalagens erradas, altas temperaturas, veículos impróprios para a mercadoria, entre outros.

O cálculo se baseia em volume de avarias dividido pelo volume total de entregas. Exemplo: 18 / 150 = 0,12 ou 12% de avarias.

Quanto menor a porcentagem, mais positivas foram as entregas.

Existem diversos indicadores de performance que podem auxiliar na gestão de entregas. Confira o guia completo no formulário abaixo:

Por que a solução de gestão de entregas da AgileProcess é a ideal para sua empresa?

Escolher uma solução para ser a aliada da sua empresa no acompanhamento das entregas pode ser uma tarefa difícil. Porém, após conhecer a ferramenta de gestão de entregas da AgileProcess e todos os benefícios que ela pode oferecer para a operação, como mais visibilidade e agilidade para os processos, a escolha fica fácil.

O principal objetivo da ferramenta é entregar visibilidade de ponta a ponta dos eventos logísticos em um só lugar. Além disso, ela também permite:

Acompanhar a performance de cada motorista durante a jornada;
Acompanhar o status dos eventos logísticos em tempo real (abertos, atrasados, cancelados e finalizados);
Ter indicadores de performance atualizados automaticamente para melhorar a tomada de decisão;
Enviar o rastreio das entregas para o cliente final e agilizar a comunicação;
Aumentar a eficiência da operação com o acompanhamento em tempo real;
Receber os comprovantes de entrega em tempo real diretamente no sistema.

Para saber mais sobre os motivos para a gestão de entregas da AgileProcess é a ideal para sua empresa, confira este outro artigo aqui.

Agora é a sua vez! Fazer a gestão de entregas de forma eficiente é a melhor maneira de melhorar a satisfação de seus clientes e alcançar os objetivos da empresa. Lembre-se que muita informação sem visibilidade é sinal de problema, então organize os processos e tenha tudo em um só lugar com a gestão de entregas!

Converse com um especialista no assunto para saber mais!