fbpx
paperless-na-logistica-automatizacao-dos-processos-agileprocess

Paperless na logística: o que é e como implantar

Com o tema da sustentabilidade em alta e a necessidade de diminuir a produção de lixo e os custos dentro das organizações, muitas empresas estão focadas em buscar soluções cada vez mais sustentáveis. Pela necessidade ambiental, surgiu a gestão paperless e as empresas que adotam esse conceito encontram melhorias em muitos outros aspectos. 

Para a logística, o paperless atua como uma forma de automatizar os processos, tornando a operação mais digital e compartilhando as informações entre os colaboradores de forma mais rápida e eficiente. A seguir, conheça mais sobre o conceito e os benefícios da adoção do paperless na logística.

O que é paperless?

O termo vem do inglês e significa “sem papel”. Permite que as organizações reduzam ao máximo a utilização do papel e façam a substituição por novas tecnologias que digitalizam os processos. Com menos papéis impressos, os documentos passam a utilizar assinaturas digitais para otimizar os processos e assim acelerar as atividades da organização. 

Seus benefícios

Muitas empresas não adotam o paperless por desconhecerem suas vantagens, por achar que a solução não é segura para os negócios e que trará altos custos. Mas não é bem por aí. Para não ficar com dúvidas, conheça os principais benefícios para a organização que adota essa solução.

    • Redução de custos operacionais: uma das principais economias que a empresa pode notar logo quando começa a adaptar os setores para o digital são os gastos com papel. Em escritórios, papel e toner para impressoras são utilizados diariamente e isso pesa no bolso da empresa. Reduzindo ou até eliminando o uso do papel, a empresa irá notar a diferença no orçamento, principalmente a longo prazo. Com as tecnologias disponíveis atualmente, todos os setores podem ser adaptados para trabalhar paperless.
    • Redução (e expansão) do espaço físico: o espaço que antes era destinado para armazenar documentos pode ser utilizado para outra função dentro da organização, como novas salas de trabalho ou reuniões. Na logística, por exemplo, perde-se a necessidade de digitalizar e armazenar os canhotos de entrega ao utilizar os canhotos digitais, que agilizam os processos e enviam as informações em tempo real.
    • Segurança das informações: além da fragilidade dos papéis, que podem amassar, rasgar ou rasurar e assim deixar as informações ilegíveis, eles também não possuem segurança para informações sigilosas, uma vez que mesmo armazenados em uma sala fechada, uma pessoa pode entrar escondido e ter acesso aos documentos. Já no digital, os documentos ficam protegidos por senha e criptografia, de forma que apenas as pessoas indicadas pela gestão têm acesso às informações e todas as movimentações ficam registradas no sistema, mostrando quem fez, o que fez e quando foi feito.
    • Aumento da produtividade: lembra do exemplo do canhoto de papel que não precisa ser digitalizado no fim do dia? Então, adotar o paperless na empresa traz a vantagem de agilizar todos os processos. Notas, ordens de compra e serviço, documentos dos colaboradores, contratos de fornecedores e muito mais, tudo pode ser acessado a qualquer momento e sem precisar perder horas buscando dentro dos arquivos – que muitas vezes nem estavam separados em ordem alfabética no armário. Ainda é possível acompanhar de forma automatizada os principais indicadores logísticos da operação. Saiba mais aqui.

Como aplicar paperless na logística

O paperless pode ser iniciado na logística através da digitalização dos documentos, mas a implantação de uma ferramenta de gestão é a verdadeira virada de chave. Por meio da ferramenta, é possível gerenciar todas as informações de forma simples e prática e acessar quando e onde quiser.  

Depois, é fundamental deixar todos os colaboradores envolvidos alinhados com a nova ferramenta através de treinamentos. Isso fará com que a usabilidade do sistema se torne mais simples e diminua a ocorrência de erros e a necessidade de suporte. Esse treinamento também é importante para passar aos colaboradores mais experientes, que estão acostumados com o trabalho manual, as vantagens no dia a dia que a ferramenta irá proporcionar para eles.

Aos poucos a automação vira rotina e se torna essencial para o desenvolvimento e crescimento da operação. Sem contar que os valores que antes eram investidos em papel, serão destinados para outras melhorias no trabalho.

Zero Paper

Pensando na segurança do cliente e do motorista, a AgileProcess conta com comprovantes digitais, o famoso canhoto digital, para comprovar as entregas através da assinatura eletrônica do recebedor. Ainda podem conter evidências que garantem mais segurança e inúmeras confirmações de contato com o recebedor, como localização e foto do local da entrega. Todas as informações de confirmação de entrega são enviadas em tempo real para a base. 

E quando o assunto é segurança, surgem os comprovantes digitais com validade legal. Aqui chamamos de Zero Paper. O diferencial desta comprovação com certificação é que o documento recebe um selo da ICP-BRASIL, para garantir a autoria e a integridade do documento, o não-repúdio e um carimbo tempo de data e hora. A ICP-BRASIL é o sistema nacional que possui a mesma garantia que um documento autenticado em cartório. 

Já pensou em ter mais segurança nas suas comprovações de entrega? Converse com um especialista da AgileProcess para saber mais sobre o Zero Paper agora mesmo, solicite uma conversa aqui.

Gostou do conteúdo? Aproveite para compartilhar com os seus colegas. Não deixe de conferir outros assuntos aqui no blog!

download wordpress themesfree download udemy tutorialfree download udemy tutorialwordpress plugins nulledwordpress themes nulledfree download lynda tutorialdownload wordpress pluginsdownload wordpress pluginswordpress plugins nulledwordpress plugins nulled

Já vai? Que tal fazer um teste GRÁTIS no software antes?

INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

acompanhar-entregas-em-tempo-real

Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.