Paperless na logística: o que é e como implantar

Com o tema sustentabilidade em alta e a necessidade de diminuir a produção de lixo e os custos dentro das organizações, muitas empresas estão focadas em buscar soluções cada vez mais sustentáveis. Pela necessidade ambiental, surgiu a gestão paperless e as empresas que adotam esse conceito encontram melhorias em muitos outros aspectos. 

Para a logística, o paperless atua como uma forma de automatizar os processos, tornando a operação mais digital e compartilhando as informações entre os colaboradores de forma mais rápida e eficiente. A seguir, conheça mais sobre o conceito e os benefícios da adoção do paperless na logística.

O que é paperless?

O termo vem do inglês e significa “sem papel”. Permite que as organizações reduzam ao máximo a utilização do papel e façam a substituição por novas tecnologias que tornam os processos digitais. Com menos papéis impressos, os documentos passam a utilizar assinaturas digitais para otimizar as etapas e assim acelerar as atividades da organização. 

Seus benefícios

Muitas empresas não adotam o paperless por desconhecerem suas vantagens, por suspeitar que a solução não é segura para os negócios e que trará altos custos. Mas não é bem por aí. Para não ficar com dúvidas, conheça os principais benefícios que a sua empresa pode encontrar ao adotar o paperless:

Redução de custos operacionais

Uma das principais economias que a empresa pode notar logo quando começa a adaptar os setores para o digital são os gastos com papel. Em escritórios, papel e toner para impressoras são utilizados diariamente e isso pesa no bolso da companhia. 

Ao reduzir ou até eliminar o uso do papel, a empresa irá notar a diferença no orçamento, principalmente a longo prazo. Com as tecnologias disponíveis atualmente, todos os setores podem ser adaptados para trabalhar paperless.

Redução (e expansão) do espaço físico

O espaço que antes era destinado para armazenar documentos pode ser utilizado para outra função dentro da organização, como novas salas de trabalho ou reuniões. Na logística, por exemplo, perde-se a necessidade de digitalizar e armazenar os canhotos de entrega ao utilizar os canhotos digitais, que agilizam os processos e enviam as informações em tempo real.

Segurança das informações

Além da fragilidade dos papéis, que podem amassar, rasgar ou rasurar e assim deixar as informações ilegíveis, eles também não possuem segurança para informações sigilosas, uma vez que mesmo armazenados em uma sala fechada, uma pessoa pode entrar sem autorização e ter acesso aos documentos. 

Já no digital, os documentos ficam protegidos por senha e criptografia, de forma que apenas as pessoas indicadas pela gestão têm acesso às informações e todas as movimentações ficam registradas no sistema, mostrando quem fez, o que fez e quando foi feito.

Aumento da produtividade

Lembra do exemplo do canhoto de papel que não precisa ser digitalizado no fim do dia? Então, adotar o paperless na empresa traz a vantagem de agilizar todos os processos. 

Notas, ordens de compra e serviço, documentos dos colaboradores, contratos de fornecedores e muito mais, tudo pode ser acessado a qualquer momento e sem precisar perder horas buscando dentro dos arquivos – que muitas vezes nem estavam separados em ordem alfabética no armário. Ainda é possível acompanhar de forma automatizada os principais indicadores logísticos da operação. Saiba mais aqui.

Como aplicar paperless na logística

O paperless pode ser iniciado na logística através da digitalização dos documentos, mas a implantação de uma ferramenta de gestão é a verdadeira virada de chave. Por meio da ferramenta, é possível gerenciar todas as informações de forma simples e prática e acessar quando e onde quiser.  

Depois, é fundamental deixar todos os colaboradores envolvidos alinhados com a nova ferramenta através de treinamentos. Isso fará com que a usabilidade do sistema se torne mais simples e diminua a ocorrência de erros e a necessidade de suporte. Esse treinamento também é importante para passar aos colaboradores mais experientes, que estão acostumados com o trabalho manual, as vantagens no dia a dia que a ferramenta irá proporcionar para eles.

Aos poucos a automação vira rotina e se torna essencial para o desenvolvimento e crescimento da operação. Sem contar que os valores que antes eram investidos em papel, serão destinados para outras melhorias no trabalho.

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