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Como diminuir gastos extras nas entregas

A última milha do transporte de cargas tem a fama de ser a mais cara de toda a cadeia. Isso se deve pelos custos envolvidos no transporte, como combustível, manutenção dos veículos, horas extras, pernoites dos motoristas e muito mais. Chega a se tornar uma dor de cabeça aos gestores, que buscam incansavelmente soluções para diminuir os gastos extras nas entregas e manter o orçamento no verde.

Muitas práticas do dia a dia podem fazer a diferença no orçamento e diminuir os gastos. É importante mapear e entender quais atividades podem ser alteradas para trazer economia, seja um ajuste nas rotas, uma conversa com o motorista para estabelecer limites ou uma opção de entrega diferente, como uma rede de entregadores. 

Quando o assunto é gastos extras nas entregas, estamos nos referindo àquela esticadinha até a padaria, que aumenta o quilômetro rodado e consequentemente o combustível gasto, aquele erro na rota feita “de cabeça”, que gerou um retorno e atrasou uma entrega, ou a falta de comunicação com o cliente final, que se desencontrou com o motorista e precisou de uma revisita.

Todos estes pontos podem ser evitados. Por isso, separamos neste artigo algumas dicas para reduzir principalmente os gastos extras nas entregas, aqueles que não estão sendo cotados. 

Como reduzir gastos extras nas entregas

Estoques mais próximos do cliente

Descentralizar o estoque pode favorecer o e-commerce. Uma vez que as lojas se tornam pequenos centros de distribuição, as encomendas chegam até os clientes de forma mais rápida e os custos com a entrega diminuem consideravelmente. Conforme o tamanho da operação, além das lojas, é possível manter centros de distribuição espalhados em lugares estratégicos para atender a demanda dos clientes o mais rápido possível. 

As principais vantagens na hora de descentralizar o estoque são os custos de envio mais baratos e o tempo de entrega menor, além de reduzir a chance de atrasos. Com isso, é possível aumentar a competitividade em relação aos concorrentes e conquistar um espaço maior no mercado. 

Porém, vale ressaltar que não existe um modelo certo. É preciso analisar a realidade do próprio negócio e todas as variáveis envolvidas na operação para só então decidir o que é melhor. E sempre garantir uma gestão de estoque eficiente para manter o controle sobre os produtos. 

Revisões periódicas dos veículos

O dia a dia nas estradas muitas vezes é cansativo e pequenos reparos, que poderiam ser feitos rapidamente, são deixados para amanhã e o amanhã nunca chega. Deixar para depois pode tornar um pequeno ajuste em um grande problema, arriscando até mesmo a segurança do motorista e da carga. Por isso é fundamental realizar pequenas pausas para ajustar o que for necessário e ainda incluir manutenções e revisões periódicas no calendário.

Nas estradas, que muitas vezes não possuem uma estrutura adequada, os veículos sofrem pequenos desgastes a cada corrida, seja um pneu murchando ou a falta de algum óleo. Tanto a calibragem correta, para o veículo e a carga, quanto a revisão de óleos de freio e de motor são necessárias para evitar danos futuros.

Para melhorar a vida útil do veículo e evitar gastos não planejados, como um motor fundido, por exemplo, busque criar ações que conscientizem os motoristas para uma direção segura, avalie as condições de cada veículo da frota com frequência e não deixe para amanhã o que pode ser resolvido hoje. Para saber mais sobre a vida útil dos caminhões, confira este artigo.

Automação e tecnologias

As tecnologias disponíveis no mercado são ótimas opções para reduzir o trabalho manual e os gastos extras nas entregas. O que muitos olham como uma ameaça, muitas vezes é apenas uma solução para os principais problemas da operação. Muitas tecnologias contam com Inteligência Artificial, que diminui falhas nos sistemas, aumenta a produtividade e otimiza o transporte. 

Seja na integração dos processos da empresa, na escolha do frete através de um TMS – Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte, passando pelo planejamento das rotas com um roteirizador, o acompanhamento com a gestão de entregas, o rastreamento, a comprovação digital e a análise dos indicadores logísticos, as tecnologias se tornam essenciais para simplificar a logística.

Simplificam o trabalho que seria manual, possibilitam reduzir os quilômetros rodados, escolher pela forma de entrega mais econômica, reduzem custos com papel e ainda permitem agir rapidamente para evitar danos e prejuízos. A tecnologia é uma das principais aliadas do transportador que busca melhorar a performance e garantir uma boa imagem em um mercado tão competitivo. 

Para saber mais como automatizar os processos de entrega e coleta, confira as informações sobre algumas tecnologias neste artigo.

Reduzir gastos extras com os motoristas

A relação com os motoristas geralmente é baseada na confiança, principalmente quando a empresa não conta com rastreadores. Porém, em alguns casos, é comum o motorista alterar a rota, seja para tomar seu café, passar em algum ponto específico, como a praia, ou realizar entregas por fora, situações que aumentam os quilômetros rodados e geram custos para o transportador.

Por isso, criar as rotas a partir de um sistema especializado, como um roteirizador, além de entregar o melhor caminho para cada destino, possibilita acompanhar o desempenho do motorista e qualquer desvio de rota que for realizado. Com a comunicação em tempo real, a central fica a par do que está acontecendo e consegue tomar as decisões conforme o cenário.

Além do combustível, um sistema de roteirização e gestão de entregas pode diminuir as horas extras, ao direcionar para a melhor rota, levando em consideração o trânsito, as janelas de entrega e as posições de cada ponto. Com isso, ao efetuar as rotas e enviar os comprovantes de entrega automaticamente para o transportador, o motorista termina sua jornada de trabalho dentro do horário previsto e não gera custos com horas extras. 

A Copapel, empresa de higiene e limpeza, conseguiu reduzir em 20% os custos com combustível logo nos primeiros meses que adotaram a ferramenta de roteirização da AgileProcess. Entenda mais sobre o caso aqui.

Aposte em diferentes opções de entrega

Não cumprir prazos de entrega é a maior fragilidade para uma empresa que trabalha com transporte de cargas. Para evitar esse problema, manter a satisfação do consumidor e reduzir os custos das entregas, é fundamental controlar e prever o tempo que durará o percurso do produto até o consumidor.

Além disso, alternativas de entrega como crowdshipping e PUDOs têm ganhado espaço cada vez maior no mercado. Crowdshipping, ou rede de entregadores, é uma estratégia em que pessoas comuns realizam as entregas na última milha, utilizando os meios de transporte que possuírem, como carro próprio, motocicleta, bicicleta ou a pé. É uma alternativa interessante para áreas perigosas, nas quais os próprios moradores podem realizar as entregas e ainda garantir renda extra.

Já os PUDOs são pontos que pertencem a empresas prestadoras de serviços de entrega ou redes parceiras de negócios em locais estratégicos e que podem oferecer espaço para armazenamento de entregas, como lojas físicas, postos de gasolina, mercearias, entre outros. Os principais tipos de PUDOs são: locker; click & collect; pick up point; kirana; social pick up point. Saiba mais sobre o assunto aqui.

 

As dicas citadas acima são ótimas formas de reduzir os gastos extras nas entregas. Mas é importante, antes de reduzir qualquer coisa, entender quais são estes gastos e como eles impactam na operação. A melhor maneira para isso é planejamento e estratégia. 

Contar com tecnologias pode ser o diferencial para tornar os custos da entrega mais baixos e melhorar o desenvolvimento dos processos logísticos. Entenda a necessidade, conheça as opções e invista em soluções tecnológicas que podem fazer muito mais pela sua operação hoje. Um investimento não realizado agora pode fazer a diferença daqui poucos meses. Não esqueça que a Black Friday está chegando.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.