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Erros comuns cometidos por transportadoras e como evitá-los

A maioria dos erros tendem a afetar os resultados de uma empresa. No caso das transportadoras, além de gerar atrasos e insatisfação aos clientes, erros aumentam os gastos e a possibilidade de perder outras oportunidades de negócio e até os próprios clientes. Um dos principais fatores que levam aos erros na logística é a falta de planejamento dos processos. 

Para todo o setor logístico, o planejamento é fundamental, com os processos estando alinhados e organizados, com todos cientes, todas as etapas tendem a ser cumpridas, reduzindo atrasos e falhas. E para o transportador, fazer o planejamento é ainda mais importante, já que as cobranças para entregas rápidas e eficientes são recorrentes. O cliente, embarcador ou final, busca por soluções que entregam a mercadoria dentro do prazo e com preço justo, sem afetar a qualidade do produto. 

Erros comuns cometidos por transportadoras

Como erros trazem prejuízos para todos os envolvidos na cadeia de suprimentos, o objetivo dessa leitura é alertar sobre os erros comuns cometidos por transportadoras e como evitá-los. 

Má acondicionamento das mercadorias

O acondicionamento correto das mercadorias garante que o cliente final receba o produto em perfeitas condições. Seja nos armazéns ou no baú do veículo que será utilizado para o transporte, o gestor deve analisar tamanho, peso, volume, resistência e outras características dos produtos para organizar a estrutura e evitar danos e prejuízos. 

Além do acondicionamento, o tipo de veículo utilizado, de acordo com as características e necessidades do produto, como produtos refrigerados, e as embalagens corretas, são fatores que podem influenciar no transporte. Produtos perecíveis podem sofrer danos, ou estragar durante o trajeto, se não estiverem bem acondicionados. 

Valor dos produtos transportados maior que a apólice de seguro

Como a prevenção é o melhor remédio, seguro é o item que você paga torcendo para não utilizar, mas se precisar, tem. Contratar um seguro de cargas é uma garantia de que a empresa terá o valor da carga coberto pela apólice e ficará resguardada de prejuízos financeiros, caso ocorra algum incidente. 

Porém, um erro comum das transportadoras é ignorar o valor da apólice de seguro e transportar mercadorias com valor maior que o descrito. Além de colocar a carga em risco, essa prática acaba afetando o transportador em casos em que é necessário acionar o seguro, que certamente não cobrirá integralmente o prejuízo. 

As apólices de seguro para transportes protegem o transportador de alguns riscos, como acidentes, avarias e roubos. A contratação pode ser feita através de apólices avulsas, por viagem, ou apólice aberta, que abrange várias viagens. Saiba mais sobre segurança no transporte de cargas aqui. 

Não contar com tecnologias

As tecnologias disponíveis no mercado são ferramentas importantes e indispensáveis para o transportador que busca se destacar na concorrência. Isso porque elas tornam os processos mais simples e assertivos, além de reduzir custos, diminuir a mão de obra e agilizar as entregas.

Muitas ferramentas podem auxiliar na automatização nos processos de entrega e coleta para melhorar a eficiência do serviço prestado pela transportadora, aumentando a produtividade e a lucratividade, por consequência. Entre elas é possível encontrar:

  • ERP: Enterprise Resource Planning, que significa Planejamento dos Recursos da Empresa, é um sistema de gestão empresarial que integra as atividades de uma empresa e auxilia nos processos internos, ainda automatiza as operações manuais e guarda as informações em um banco de dados. Ele envolve diversos setores tornando-se um centralizador das informações do trabalho, alinha a comunicação de todas as áreas e facilita a tomada de decisão. A troca automática de todas as informações com o uso do ERP aumenta a produtividade e reduz o risco de erros gerenciais e operacionais. 
  • WMS: Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém é a ferramenta ideal para quem busca mais agilidade nas operações. Ele otimiza o espaço utilizado no armazém ou centro de distribuição e facilita a gestão do estoque, sendo possível controlar processos como recebimento, armazenagem, separação de pedidos, inventário de materiais e expedição. Controla a entrada e saída de mercadorias, entrega relatórios sobre o status de cada mercadoria estocada, fornece informações que auxiliam na tomada de decisão de diversas áreas da empresa, melhora a comunicação interna e reduz custos por perda ou extravio das mercadorias. 
  • TMS: Transportation Management System, ou, na tradução, Sistema de Gerenciamento de Transporte, é um software completo para gerenciamento das entregas em uma empresa. Automatiza os processos e garante agilidade, segurança e produtividade em toda a cadeia de suprimentos. Ele concentra as informações e facilita o controle e a tomada de decisão a partir de todas as operações logísticas. Reduz os erros, oferece agilidade e controle, acompanha o andamento de entregas e administra os custos de cada operação. Pode se integrar a um ERP, facilitando o controle de todo o fluxo logístico da empresa. O TMS é dividido em módulos, que podem ser adquiridos de acordo com a necessidade do negócio.
  • Roteirizador: planejar as rotas reduz os custos e também auxilia na satisfação do cliente. A roteirização automática, a partir de um roteirizador, separa e sequencia os eventos logísticos próximos, destinando as entregas daquela região para um determinado veículo. E vai além: ao traçar a melhor rota, reduz gastos com combustível e manutenção dos veículos, diminui o tempo ocioso da operação, acompanha e aumenta a produtividade dos motoristas e pode trazer uma redução de até 30% nos custos. A roteirização leva em consideração uma série de variáveis e parâmetros, como tamanho e capacidade dos veículos, janelas de entrega, jornada dos motoristas, valor de apólices de seguro e restrições por regiões. Na busca pela economia, são realizadas mais entregas com menor custo.
  • Comprovante de entrega: além de roteirizar e acompanhar a execução das entregas, a comprovação é uma etapa fundamental, uma vez que, com o comprovante, o transportador consegue provar ao embarcador que a mercadoria foi realmente entregue. Atualmente, os canhotos de papel já estão sendo trocados pelos digitais, que além de mais segurança, oferecem mais agilidade para comprovar as entregas em tempo real.

Criar rotas sem levar em consideração trânsito, infraestrutura e outros

A tecnologia de um roteirizador automático permite considerar inúmeras variáveis na hora de criar as rotas de entrega e coleta. Transportadoras que não utilizam o sistema, estão sujeitas a criar rotas mais caras, demoradas e que podem trazer danos aos veículos, pela má infraestrutura das estradas.

Ainda, quando o próprio motorista está encarregado de criar a rota, muitas vezes de cabeça, ele pode desviar o seu foco da estrada e causar acidentes. Pode também estender um quilômetro aqui e outro ali para um café, uma entrega por fora ou um desvio para passar pela praia, por exemplo. Isso pode acarretar em custos com combustível, hora extra, atrasos nas entregas e muito mais. Recentemente, a Copapel conseguiu reduzir esses gastos extras, entenda como aqui.

Ter processos mal definidos

Outro erro muito comum em uma transportadora é a falta de processos definidos. Eles são responsáveis por dar clareza e objetividade no dia a dia, aumentando o desempenho, eficiência e produtividade dos colaboradores. São importantes para evitar atrasos, retrabalhos, gastos com desperdícios e perdas – principalmente de produtos mal manuseados, e auxiliam também para esclarecer os papéis dos colaboradores dentro da empresa, mostrando suas atribuições e responsabilidades.

Mapear e definir os processos pode não ser uma tarefa fácil. Mas o primeiro passo é começar a partir dos processos mais importantes, incluir os colaboradores e aos poucos organizar os processos menores. A transportadora que possui processos bem definidos e organizados, certamente terá melhores resultados e ganhará destaque frente aos concorrentes. 

 

Segundo a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm), a principal dificuldade para 61% das lojas virtuais é o atraso nas entregas. Esse dado demonstra a importância para as transportadoras de evitar os erros apontados anteriormente e buscar soluções que tornam os processos viáveis sem pesar no orçamento e prejudicar o cliente final. 

Uma das maiores dificuldades para o transportador, depois da roteirização ideal, é executar as entregas a partir do que foi planejado. Se hoje a sua operação está tendo problemas com isso, confira este artigo sobre gestão de entregas e tire suas dúvidas.

E não se esqueça: se precisar de ajuda para simplificar o seu processo logístico, fale agora mesmo com um especialista.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.