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Como gerir a comunicação com os transportadores

As tecnologias estão cada vez mais presentes no dia a dia das pessoas e a maioria dos dados que acessamos já estão na nuvem, como e-mails e redes sociais. Nas operações o caminho é o mesmo: concentrar as informações logísticas na nuvem para tornar o acesso mais simples, prático e rápido e facilitar a comunicação com os transportadores.

A cadeia logística é composta por diversas etapas e dentro delas, inúmeros processos envolvendo pessoas e sistemas diferentes. Para que a operação tenha um bom desempenho, a comunicação entre todas as partes deve ser prioridade para agilizar a tomada de decisão e otimizar os processos.

Em uma operação com inúmeros motoristas e tantas outras pessoas envolvidas a empresa deve ter uma comunicação com os transportadores alinhada com os objetivos da marca. É importante entender a comunicação como uma forma de transmitir uma informação, seja através de um pedido, de uma nota fiscal ou um comprovante de entrega.

Uma solução para isso é utilizar ferramentas que concentram as informações em um mesmo lugar onde todos os envolvidos tenham acesso quando preciso. A seguir, confira como ter uma comunicação clara com os transportadores e motoristas e como a gestão de entregas pode trazer benefícios para a operação.

No planejamento das rotas

O primeiro passo para realizar as entregas é fazer o planejamento das rotas. Aqui, cabe repassar ao motorista as informações claras das entregas, com as melhores rotas para economizar tempo e combustível.

Com o apoio de sistemas especializados, como roteirizadores, há economia dentro dos trajetos executados pelos motoristas mesmo que existam questões como zonas de restrição e janelas de entrega. Desta maneira, é realizado mais entregas com menos custos. Para saber tudo sobre roteirização e planejamento das rotas, confira este artigo.

Na visibilidade dos processos 

Para ter visibilidade de todos os eventos logísticos é necessário um planejamento detalhado da operação, uma equipe qualificada e alinhada na busca dos objetivos, e a escolha de uma ferramenta adequada para facilitar o trabalho logístico da empresa com credibilidade e transparência, como uma ferramenta de gestão de entregas.

A gestão acompanha os principais indicadores logísticos da operação, entrega relatórios atualizados em tempo real, possibilita tomar decisões mais rápidas e assertivas para não aumentar os custos de uma entrega e manter a satisfação dos clientes. Aliada com Inteligência Artificial, é possível garantir maior produtividade e uma experiência mais eficiente de todos os processos.

Na comprovação de entregas

A gestão de entregas automatiza alguns trabalhos que seriam manuais. Ao finalizar uma entrega o motorista dá a baixa no sistema, com o comprovante assinado e fotos, se for o caso, e as ocorrências de entrega são enviadas automaticamente para o transportador, sem a necessidade de esperar até o fim do dia o canhoto de papel ou precisar ligar para ter a informação.

No treinamento dos motoristas

Muitas empresas oferecem treinamentos para os motoristas, seja para aproximação dos objetivos da empresa ou para dar suporte frente às novas tecnologias que estão sendo utilizadas. Essa é uma prática bastante comum recomendada quando falamos de comunicação: todos devem estar na mesma sintonia.

Além de treinamentos específicos dos produtos, é possível trabalhar boas práticas de direção, manuseio dos produtos e relembrar regras gerais de trânsito. Lembre-se que quanto mais próximo da empresa o motorista se sentir, melhor será o seu desempenho nas entregas.

Dica: criar um checklist para ser utilizado antes de começar as viagens auxilia o motorista a detectar problemas e reparos nos veículos.

Benefícios da comunicação clara

Entenda os principais benefícios de uma comunicação com os transportadores e motoristas clara e objetiva:

  • Torna os processos mais transparentes;
  • Agiliza na resolução de problemas;
  • Reduz custos;
  • Aumenta a produtividade dos envolvidos;
  • Repassa as informações certas para outros setores da empresa, como comercial e financeiro;
  • Entrega informações atualizadas ao cliente final, o que aumenta a satisfação e avaliações da empresa.

Como melhorar a comunicação com os transportadores

Sabendo que comunicação é um repasse de informações, a empresa deve buscar por soluções que concentram todas essas informações em um só lugar, onde todos os envolvidos têm acesso. Uma ferramenta de gestão de entregas, por exemplo, reúne os dados da operação, as entregas, os motoristas, relatórios com indicadores logísticos e muito mais.

Indiferente do cargo dentro da empresa, todos têm o mesmo objetivo: entregar os produtos para o cliente. E a comunicação clara e transparente está presente em todas as etapas da cadeia. Desde a comunicação da venda do produto até a informação contida nos comprovantes da entrega.

Uma ferramenta de gestão de entregas auxilia na etapa do transporte e na comunicação com os transportadores. A AgileProcess pode ajudar a sua empresa a chegar mais longe, converse com um especialista e confira.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.