Como gerir a comunicação com os transportadores

As tecnologias estão cada vez mais presentes no dia a dia das pessoas e a maioria dos dados que acessamos já estão na nuvem, como e-mails e redes sociais. Nas operações o caminho é o mesmo: concentrar as informações logísticas na nuvem para tornar o acesso mais simples, prático e rápido e facilitar a comunicação com os transportadores.

A cadeia logística é composta por diversas etapas e dentro delas, inúmeros processos envolvendo pessoas e sistemas diferentes. Para que a operação tenha um bom desempenho, a comunicação entre todas as partes deve ser prioridade para agilizar a tomada de decisão e otimizar os processos.

Em uma operação com inúmeros motoristas e tantas outras pessoas envolvidas a empresa deve ter uma comunicação com os transportadores alinhada com os objetivos da marca. É importante entender a comunicação como uma forma de transmitir uma informação, seja através de um pedido, de uma nota fiscal ou um comprovante de entrega.

Uma solução para isso é utilizar ferramentas que concentram as informações em um mesmo lugar onde todos os envolvidos tenham acesso quando preciso. A seguir, confira como ter uma comunicação clara com os transportadores e motoristas e como a gestão de entregas pode trazer benefícios para a operação.

No planejamento das rotas

O primeiro passo para realizar as entregas é fazer o planejamento das rotas. Aqui, cabe repassar ao motorista as informações claras das entregas, com as melhores rotas para economizar tempo e combustível.

Com o apoio de sistemas especializados, como roteirizadores, há economia dentro dos trajetos executados pelos motoristas mesmo que existam questões como zonas de restrição e janelas de entrega. Desta maneira, é realizado mais entregas com menos custos. Para saber tudo sobre roteirização e planejamento das rotas, confira este artigo.

Na visibilidade dos processos 

Para ter visibilidade de todos os eventos logísticos é necessário um planejamento detalhado da operação, uma equipe qualificada e alinhada na busca dos objetivos, e a escolha de uma ferramenta adequada para facilitar o trabalho logístico da empresa com credibilidade e transparência, como uma ferramenta de gestão de entregas.

A gestão acompanha os principais indicadores logísticos da operação, entrega relatórios atualizados em tempo real, possibilita tomar decisões mais rápidas e assertivas para não aumentar os custos de uma entrega e manter a satisfação dos clientes. Aliada com Inteligência Artificial, é possível garantir maior produtividade e uma experiência mais eficiente de todos os processos.

Na comprovação de entregas

A gestão de entregas automatiza alguns trabalhos que seriam manuais. Ao finalizar uma entrega o motorista dá a baixa no sistema, com o comprovante assinado e fotos, se for o caso, e as ocorrências de entrega são enviadas automaticamente para o transportador, sem a necessidade de esperar até o fim do dia o canhoto de papel ou precisar ligar para ter a informação.

No treinamento dos motoristas

Muitas empresas oferecem treinamentos para os motoristas, seja para aproximação dos objetivos da empresa ou para dar suporte frente às novas tecnologias que estão sendo utilizadas. Essa é uma prática bastante comum recomendada quando falamos de comunicação: todos devem estar na mesma sintonia.

Além de treinamentos específicos dos produtos, é possível trabalhar boas práticas de direção, manuseio dos produtos e relembrar regras gerais de trânsito. Lembre-se que quanto mais próximo da empresa o motorista se sentir, melhor será o seu desempenho nas entregas.

Dica: criar um checklist para ser utilizado antes de começar as viagens auxilia o motorista a detectar problemas e reparos nos veículos.

Benefícios da comunicação clara

Entenda os principais benefícios de uma comunicação com os transportadores e motoristas clara e objetiva:

• Torna os processos mais transparentes;
• Agiliza na resolução de problemas;
• Reduz custos;
• Aumenta a produtividade dos envolvidos;
• Repassa as informações certas para outros setores da empresa, como comercial e financeiro;
• Entrega informações atualizadas ao cliente final, o que aumenta a satisfação e avaliações da empresa.

Como melhorar a comunicação com os transportadores

Sabendo que comunicação é um repasse de informações, a empresa deve buscar por soluções que concentram todas essas informações em um só lugar, onde todos os envolvidos têm acesso. Uma ferramenta de gestão de entregas, por exemplo, reúne os dados da operação, as entregas, os motoristas, relatórios com indicadores logísticos e muito mais.

Indiferente do cargo dentro da empresa, todos têm o mesmo objetivo: entregar os produtos para o cliente. E a comunicação clara e transparente está presente em todas as etapas da cadeia. Desde a comunicação da venda do produto até a informação contida nos comprovantes da entrega.

Uma ferramenta de gestão de entregas auxilia na etapa do transporte e na comunicação com os transportadores. A AgileProcess pode ajudar a sua empresa a chegar mais longe, converse com um especialista e confira.