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Gestão logística: como organizar o setor em 8 passos

A logística é um dos setores em plena expansão, principalmente com o crescimento do e-commerce desde o início de 2020. Com o aumento na demanda, a mão de obra muitas vezes se torna escassa e, em muitos casos, a gestão logística não conta com profissionais especializados ou com as ferramentas ideais para realizar o trabalho.

Ainda, é comum que o setor seja visto como um grupo de pessoas que apenas realizam as entregas da empresa. Mas a história não é bem assim. O setor é hoje um dos pilares de qualquer organização, com capacidade para melhorar os resultados, reduzir os custos e até interferir em outros setores, como o financeiro e marketing.

Por isso, realizar a gestão logística de forma eficiente e dar o devido valor para o setor são estratégias nas quais a empresa ganha visibilidade no mercado e eficiência nos processos. Pensando nisso, separamos a seguir 8 passos para uma gestão logística eficiente, confira. 

8 passos para uma gestão logística eficiente

1 – Logística como ponto chave

O setor logístico é um dos setores mais importantes de uma organização, mas em muitos lugares, não percebem seu valor. É comum que as empresas criem ações e campanhas e esquecem de compartilhar as ideias com o gestor de logística para saber a viabilidade das entregas, por exemplo. Isso acarreta em atrasos, custos elevados e insatisfação do cliente final.

Por isso é fundamental dividir as tarefas e organizar o setor logístico de modo que todas as etapas sejam alinhadas com o objetivo da empresa: gestão de estoque de mercadorias, dos fornecedores, do transporte e armazenagem. Ao compreender o papel da logística e a sua importância, a empresa ganha em produtividade, organização e, principalmente, na satisfação do cliente.

2 – Planejamento e estrutura

Outro ponto importante para a gestão é a estrutura logística para atender a demanda da empresa. Com o crescimento da empresa e o aumento das entregas, chega o momento de ampliar a frota de veículos para conseguir atender todos os clientes sem atrasos. Se hoje você está pensando em expandir ou montar sua frota própria, confira nosso guia aqui.

Vale ressaltar que neste momento, o gestor deve avaliar a sua própria frota e apostar na otimização com um sistema de roteirização de entregas. A ferramenta entrega as rotas mais assertivas e diminui a ociosidade dos veículos, enviando para as rotas os veículos certos e cheios de mercadorias. 

As entregas podem ser organizadas levando em consideração as coletas e também a logística reversa que muitas empresas fazem. O sistema automatiza os processos que seriam feitos a mão, entregando eficiência e possibilitando que os colaboradores foquem em outras ações na organização das entregas. 

A cadeia logística é composta por inúmeras etapas e essas precisam ser mapeadas e organizadas para evitar problemas que afetam o negócio. Esse planejamento também permite diagnosticar com antecedência erros e problemas, que possibilitam tomar decisões melhores para evitar prejuízos. Por isso a logística não termina no planejamento. 

3 – Gestão de entregas

Não basta criar a melhor rota e deixar para o motorista tomar as decisões quando estiver na estrada. É necessário fazer a gestão de entregas, acompanhando o motorista de perto e garantindo que o que foi planejado, será cumprido. A gestão eficiente entrega relatórios sobre a produtividade do veículo e do motorista, acompanha em tempo real as informações das entregas, controla o consumo de combustível e permite realizar ajustes na rota para evitar atrasos nas entregas.

Um ponto importante da gestão de entregas para o gestor é o acompanhamento do motorista. Em alguns casos, como os motoristas saem dos armazéns e centros de distribuição cedo, podem parar para tomar café antes de realizar as entregas, por exemplo, o que pode resultar em atrasos.

O gestor deve ficar atento, pois além do tempo, muitas vezes a rota é esticada um pouco e isso resulta em mais gastos com combustível. Uma alternativa para isso é a gestão de entregas em tempo real, que emite informações atualizadas da localização do motorista e do status das entregas.

4 – Relacionamento com fornecedores

A relação com os fornecedores começa no primeiro contato para conhecer o produto e vai até o pós venda, um caminho longo que deve ser baseado em segurança, bons custos e prazos, qualidade no material e no serviço prestado. Em casos em que há falta de comunicação e os objetivos de ambos os lados não são claros, a relação torna-se desgastante. 

Na escolha do fornecedor é importante levar em consideração também a projeção de crescimento das compras e a capacidade do fornecedor para atender a demanda. É ideal optar por fornecedores que acompanham o crescimento e contribuem com o desempenho operacional ao longo do tempo. 

Para a gestão logística, o bom relacionamento com os fornecedores traz redução de custos, uma vez que mantendo uma relação boa e contínua, é possível buscar descontos e condições especiais para pagamento, além de prazos mais flexíveis. 

5 – Prazos de entrega

Cumprir os prazos de entrega estabelecidos no momento da compra do consumidor pode, muitas vezes, ser um desafio para o transportador. Mas se desde a primeira etapa da cadeia os processos estão alinhados e o trabalho está sendo bem executado, os riscos de atraso são reduzidos consideravelmente.

Além disso, enviar informações atualizadas sobre o status do pedido ao consumidor evita desencontros entre motorista e cliente e reduz os custos nas reentregas. Em casos que existem janelas de horários, além de estabelecer as entregas para os horários específicos, ao receber um SMS live tracking, por exemplo, com a localização exata do motorista, o cliente fica aguardando sem problemas. 

6 – Integração logística

Uma ferramenta de integração logística concentra as informações de toda a operação em um só lugar, dando maior visibilidade para os processos para facilitar a rápida tomada de decisão pelo gestor, a fim de evitar eventuais problemas. Seus principais benefícios são redução de custos, aumento da produtividade dos envolvidos, agilidade na resolução de problemas, processos mais transparentes e ainda afeta positivamente a experiência do cliente final.

O AgileHub, por exemplo, é uma plataforma de integração que usa tecnologia para dar visibilidade sobre a operação logística. Através de conexões seguras com os softwares das transportadoras e embarcadores, a ferramenta traduz todas as informações sobre as entregas para trazer mais controle, agilidade e automatização para o processo de comprovação de entregas. 

7 – Indicadores de desempenho

Os famosos KPIs da logística são ferramentas fundamentais para auxiliar o gestor no dia a dia da operação. Para que a gestão logística se torne mais eficiente, o gestor pode contar com informações coletadas na operação, como On Time & In Full – OTIF, que avalia o pedido perfeito, o On Time Delivery – OTD, que mostra o percentual de entregas realizadas no prazo, a acuracidade do estoque, que mostra a precisão entre o estoque registrado no sistema com o que consta no estoque físico, entre muitos outros. Temos um material gratuito com os principais indicadores da logística, confira aqui.

8 – Automatização dos processos e tecnologias 

Muitas tecnologias estão disponíveis para toda a cadeia logística. A automatização dos processos garante autonomia para a tomada de decisão, maior assertividade e eficiência. Os principais benefícios das ferramentas na logística são redução de custos, aumento da produtividade dos colaboradores, melhorias na experiência do consumidor e competitividade no mercado.

Segundo o estudo Diagnósticos da automação no Brasil, produzido pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil, sistemas de gestão estão presentes em 53% das empresas estudadas. Outras ferramentas mostram bons resultados, como é o caso do CRM (Customer Relationship Management), presente em 31% das empresas, os sistemas Business Intelligence (BI), em 29%, e o WMS (Warehouse Management System) em 16% dos casos. 

Conheça mais sobre a automatização dos processos, sistemas como ERP, WMS, TMS e muito mais aqui.

 

Realizar a gestão logística requer planejamento e estratégia. Essas são duas peças chaves na prevenção de problemas e desafios em toda cadeia logística. Avaliar os processos e acompanhar as metas e objetivos da organização são etapas importantes para alcançar bons resultados.

Se a gestão logística não está alinhada, consequentemente as entregas serão prejudicadas. Não entregando com qualidade, a empresa perde espaço no mercado e não se mostra confiável ao consumidor. Aos poucos, os diretores das empresas entendem que logística é um diferencial competitivo, não um custo, e investir em qualidade é o que vai trazer destaque para a empresa. 

Por isso é importante que todos os profissionais do setor possuam algumas habilidades essenciais, desde linguagem, comunicação, conhecimentos básicos e intermediários em informática e planilhas e muito mais. Separamos as 10 principais habilidades de um profissional do setor neste artigo especial para o Dia da Logística, comemorado em 06 de junho, que você precisa conhecer.

Gostou do conteúdo? Aproveite para compartilhar com os seus colegas. Não deixe de conferir outros assuntos aqui no blog!

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

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Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.