Gestão de frotas: 3 dicas para gerenciar os motoristas

abril 18, 2023
9:00 am

O que a sua operação precisa fazer para tornar a gestão de frotas eficiente e aumentar o controle sobre as entregas e os motoristas?

As tecnologias estão cada vez mais presentes em todos os lugares, deixando de ser restrita somente às áreas de TI (Tecnologia da Informação). E a logística faz parte dessa tendência, as famosas planilhas já são materiais ultrapassados e no lugar delas estão os sistemas automatizados, que contam com inteligência artificial, simulação e, em muitos casos, robótica.

Mas, mesmo com a automatização ajudando na maioria dos processos, para que tudo ocorra como previsto, é necessário ter uma gestão eficiente, com planejamento e estratégia. E quando se trata dos veículos da operação, surge a gestão de frotas, que busca melhorar a estrutura da operação para alcançar os objetivos da empresa com mais assertividade.

Na gestão de frotas, um dos maiores desafios de um gestor logístico é o controle de todos os motoristas sob o seu comando. Seja uma empresa com dezenas de veículos ou uma com meia dúzia, fazer com que as regras sejam cumpridas pelos funcionários nem sempre é tarefa fácil.

O que é considerado frota?

Parece uma pergunta simples, mas muitas pessoas acreditam que para se ter uma frota é necessário dezenas de caminhões. Mas não é assim. Uma empresa que possui um ou mais veículos comerciais, de qualquer porte, possui uma frota. Sejam eles caminhões, fiorinos, reboques, furgões, vans ou motocicletas.

Sendo assim, independente do tamanho do veículo, uma empresa que possui uma frota precisa fazer a gestão correta. E é nesse ponto que entra a gestão de frotas. Continue a leitura para saber mais sobre o que é gestão de frotas e como ter mais controle sobre os motoristas da operação.

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é a responsável pela administração dos veículos. De posse da empresa ou terceirizados, administrar a frota nem sempre é tarefa fácil, e uma administração eficiente, além de melhorar os resultados, traz economia para a empresa.

Com uma gestão de frotas eficiente é possível elaborar uma previsão com as despesas dos veículos, monitorar os motoristas e a maneira que dirigem, utilizar sistemas de gestão que melhoram a performance e tornam o trabalho mais eficiente e muito mais.

Gestor de frotas

Um gestor de frotas, por sua vez, é responsável pelas questões relacionadas à manutenção da frota, gestão de pessoas e controle de gastos. Ele precisa ter uma visão estratégica para analisar e compreender os dados recebidos, em busca de tomar as decisões certas e otimizar ainda mais as frotas.

Além de conhecer todos os processos da empresa e a sua frota, é preciso que ele tenha algumas habilidades fundamentais, além de conhecimento das tecnologias disponíveis para ajudar a alcançar os resultados e objetivos da empresa. Mas, acima de tudo, a gestão de frotas é feita de estratégia.

Suas principais atribuições são: gerenciar custos operacionais, dimensionar tamanho e capacidade dos veículos da frota, administrar as manutenções dos veículos, fazer a gestão da equipe e a parte burocrática, que envolve legislação e fiscalização dos carros.

Principais problemas da gestão de frota

Um dos principais problemas quando o assunto é gestão de frota, é a manutenção adequada dos veículos. Ela deve ser feita periodicamente para manter a segurança dos motoristas e não trazer prejuízos para a empresa. Pensando na vida útil dos veículos, veja algumas informações importantes neste outro artigo aqui.

Falando em motoristas, a gestão permite melhorar as condições dos motoristas durante as entregas, garantindo seu bem-estar e das mercadorias transportadas. Quando falamos em condições, trata-se da qualidade do veículo e das condições do próprio motorista, tanto físicas quanto mentais. Os treinamentos para aguentar a pressão das entregas ou o dia a dia na estrada são sempre bem-vindos.

É fato que todo motorista possui manias ao dirigir. Mas algumas podem ser prejudiciais ao desempenho do veículo e trazer problemas maiores para o motorista e a empresa. Não respeitar os limites de velocidade e ter atitudes perigosas para facilitar a direção são algumas delas. É importante passar essas informações nos treinamentos.

Lei do Caminhoneiro

Em 2015 foi criada a Lei N° 13.103, conhecida como Lei dos Caminhoneiros, destinada aos motoristas do transporte rodoviário de cargas e de passageiros. Em resumo, a lei assegura os direitos específicos dos caminhoneiros, como horas de descanso, períodos máximos de condução, responsabilidade do monitoramento por parte da empresa contratante, exames obrigatórios, cargas e outros.

É importante que o gestor e a empresa conheçam a lei para atender às regras implementadas por ela. Descumprir a legislação pode trazer prejuízos financeiros para a empresa. Suas principais atribuições referem-se à jornada de trabalho e ao descanso dos motoristas.

Assim, pela lei, a jornada máxima de trabalho permitida é de 8 horas diárias, que podem ser complementadas com 2 horas extras, ou, em casos de acordo ou convenção coletiva, até 4 horas extras por dia. Além disso, o descanso de 30 minutos é obrigatório, como o intervalo para almoço de no mínimo 1 hora. E o motorista só pode seguir por no máximo 5 horas seguidas sem intervalo.

3 formas de ter mais controle sobre os motoristas

Se hoje a sua operação está com dificuldades na comunicação com os motoristas, confira a seguir 3 formas de ter mais controle sobre eles e assim, melhorar os resultados e o desempenho da operação.

Conheça a frota

O primeiro passo para uma gestão de frotas de sucesso é conhecer todos os veículos da empresa. Pode parecer difícil para uma empresa que possui dezenas, mas com uma análise detalhada da frota é possível tirar conclusões mais assertivas e reduzir gastos desnecessários.

Um histórico de cada veículo é capaz de mostrar o estado de cada um, erros comuns, gastos com combustível e manutenção, e muito mais. A partir disso, é possível pensar em soluções para eventuais problemas com a frota. O gestor consegue também diminuir a ociosidade da frota ao avaliar os veículos, uma vez que o veículo parado não traz o retorno esperado.

Como já falamos, uma frota não é constituída apenas de caminhões. A empresa pode ter uma frota de caminhões (e só aqui existem vários modelos, como bitrens, toco, truck, rodotrens e outros), fiorinos, veículos urbanos de carga (VUC), vans, reboques e diversos outros tipos de veículos. Clique aqui para conhecer mais detalhes sobre os tipos de veículos para a operação.

Treinamento

É de se imaginar que para algum funcionário conhecer a empresa é necessário treinamento. Essa é uma iniciativa indispensável quando se quer atingir os objetivos da companhia com clareza.

O treinamento pode ser realizado de inúmeras maneiras, como em aulas e apresentações, com conversas e, o principal, com quem faz na prática. Na logística, acompanhar um funcionário experiente é fundamental para conhecer a realidade da empresa e o dia a dia na estrada.

Então, para a operação que não possui um treinamento efetivo, comece pelo básico: conhecer as necessidades e objetivos da empresa com o treinamento. Mapear as dificuldades dos motoristas e buscar soluções práticas para elas vai fazer toda a diferença.

Como a logística não para, treinamento não é hora para falar além do necessário. Quando for treinar os motoristas, o gestor deve ser didático e prático. Use termos e palavras que eles entendam e dê exemplos na prática.

Para diminuir os gastos com combustível, fale sobre dirigir apenas na velocidade permitida e com janelas fechadas. Frise sobre o uso das marchas corretas para não prejudicar o veículo e precisar de manutenção, e quando consertos forem necessários, comente sobre a importância de reportar imediatamente qualquer problema com o veículo.

São exemplos simples que devem ser colocados na prática. Os motoristas são os principais aliados dos gestores logísticos. Leve em consideração o que eles têm para falar também, afinal, são eles que estão na linha de frente.

Tecnologias para manter o controle

Fazer uso das tecnologias para facilitar o trabalho não é mais um segredo apenas de algumas empresas. As tecnologias estão disponíveis para que a sua empresa se torne mais eficiente e competitiva no mercado.

E opções tecnológicas para potencializar a operação é o que não faltam. É possível acompanhar as entregas em tempo real, identificando pontos que podem ser cruciais para o bom funcionamento de toda a operação, criar rotas mais eficientes e econômicas, comprovar as entregas digitalmente e ter as informações em tempo real, fazer a integração dos setores para melhorar a comunicação e muito mais.

Além disso, um bom software oferece dados importantes para monitorar a gestão de frota e das entregas. Capaz de monitorar custos e lucros das operações, fretes, manutenção de veículos, gastos com combustível, acompanhar as entregas em tempo real, diminuir o tempo entre uma entrega e outra e aumentar a satisfação do cliente.

Agora é a sua vez de aplicar na operação

Uma gestão de frotas feita corretamente torna toda a operação mais prática e eficiente. Utilizar as informações coletadas para buscar melhorias capazes de fazer muito mais pela sua operação em busca dos objetivos.

Mesmo com todas as tecnologias disponíveis, é essencial ter uma boa gestão. Por isso, a capacitação do gestor de frotas, tanto nos conhecimentos da empresa quanto nos tecnológicos, é essencial.

Logística e tecnologia andam juntas e a preocupação em buscar melhorias deve fazer parte da rotina de um bom gestor. Conheça os softwares disponíveis no mercado que podem contribuir na sua operação.

Se a sua empresa possui frota com mais de 10 veículos, é possível fazer mais com menos. Faça uso de um roteirizador para facilitar as entregas, conheça as opções de comprovantes digitais e economize com papel. Fale com os especialistas da AgileProcess e aproveite as funcionalidades do sistema para revolucionar a sua logística.