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Gestão de frotas: 3 formas de ter mais controle sobre os motoristas

As tecnologias estão cada vez mais presentes em todos os lugares. Na logística, as famosas planilhas já são materiais ultrapassados, no seu lugar estão os sistemas automatizados, que contam com inteligência artificial, simulação e em muitas casos, a robótica. 

Mesmo assim, para que tudo ocorra como deve ser, é necessário ter uma gestão eficiente, com planejamento e estratégia. Surge então a gestão de frotas, que busca melhorar a estrutura da operação para alcançar os objetivos da empresa.

Na gestão de frotas, um dos maiores desafios de um gestor logístico é o controle de todos os motoristas sob o seu comando. Seja uma empresa com dezenas de veículos ou uma com meia dúzia, fazer com que as regras sejam cumpridas pelos funcionários nem sempre é tarefa fácil.

Continue a leitura para saber mais sobre o que é gestão de frota, o papel do gestor e como ter mais controle sobre os motoristas.

O que é considerado frota?

Parece uma pergunta simples, mas muitas pessoas acreditam que para se ter uma frota, é necessário dezenas de caminhões. Mas não é assim.

Uma empresa que possui um ou mais veículos comerciais, de qualquer porte, possui uma frota. Sejam eles caminhões, fiorinos, reboques, furgões, vans ou motocicletas. 

Sendo assim, independente do tamanho do veículo, uma empresa que possui uma frota precisa fazer a gestão correta. E é nesse ponto que entra a gestão de frotas. 

Continue a leitura para saber mais sobre o que é gestão de frotas e como ter mais controle sobre os motoristas da operação. 

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é a responsável pela administração dos veículos. De posse da empresa ou terceirizados, administrar a frota nem sempre é tarefa fácil, e uma administração eficiente além de melhorar os resultados, traz economia para a empresa. 

Com uma gestão de frotas eficiente, é possível elaborar uma previsão com as despesas dos veículos, monitorar os motoristas e a maneira que dirigem, utilizar sistemas de gestão que melhoram a performance e tornam o trabalho mais eficiente. 

Gestor de frotas

Um gestor de frotas, por sua vez, é responsável pelas questões relacionadas a manutenção da frota, gestão de pessoas e controle com os gastos.

Ele precisa ter uma visão estratégica para analisar e compreender os dados recebidos, em busca de tomar as decisões certas e otimizar ainda mais as frotas. 

Além de conhecer todos os processos da empresa e a sua frota, é preciso que ele tenha conhecimento da tecnologias disponíveis para ajudar a alcançar os resultados e objetivos da empresa. 

Mas acima de tudo, a gestão de frotas é feita de estratégia. É necessário ter uma estratégia com as informações que foram coletadas para tomar as decisões certas em prol da empresa. 

Principais problemas da gestão de frota 

Um dos principais problemas quando o assunto é gestão de frota, é a manutenção adequadas dos veículos. Ela deve ser feita periodicamente para manter a segurança dos motoristas e não trazer prejuízos para a empresa.

Falando em motoristas, é impossível ter bons resultados com as condições dos motoristas precárias. Isso serve  tanto para as condições do veículo e do próprio motorista, tanto físicas quanto mentais. 

É fato que todo motorista possui manias ao dirigir. Mas algumas podem ser prejudiciais ao desempenho do veículo e trazer problemas maiores para o motorista e a empresa. Não respeitar os limites de velocidade e ter facetas para facilitar a direção são algumas delas. É importante passar essas informações nos treinamentos.

Lei do Caminhoneiro

Em 2015 foi criada a Lei N° 13.103, conhecida como Lei dos Caminhoneiros, destinada aos motoristas do transporte rodoviário de cargas e de passageiros. Em resumo, a lei assegura os direitos específicos dos caminhoneiros, como horas de descanso, períodos máximos de condução, responsabilidade do monitoramento por parte da empresa contratante, exames obrigatórios, cargas e outros.

É importante que o gestor (e a empresa) conheça a lei para atender as regras implementadas por ela. Descumprir as leis pode trazer prejuízos financeiros para a empresa.

Suas principais atribuições referem-se à jornada de trabalho e ao descanso dos motoristas. 

Assim, pela lei, a jornada máxima de trabalho permitida é de 8 horas diárias, que podem ser complementadas com 2 horas extras, ou, em casos de acordo ou convenção coletiva, até 4 horas extras por dia. Além disso, o descanso de 30 minutos é obrigatório, como o intervalo para almoço de no mínimo 1 hora. E o motorista só pode seguir por no máximo 5 horas seguidas sem intervalo. 

3 formas de ter mais controle sobre os motoristas

Conheça a frota

O primeiro passo para uma gestão de frotas de sucesso é conhecer todos os veículos da empresa. Pode parecer difícil para uma empresa que possui dezenas, mas com uma análise detalhada da frota é possível tirar conclusões e reduzir gastos desnecessários.

Um histórico de cada veículo é capaz de mostrar o estado de cada um, erros comuns, gastos com combustível e manutenção, e muito mais. A partir disto, é possível pensar em soluções para eventuais problemas com a frota. 

Essa análise não necessariamente precisa ser feita a mão. Existem planilhas e softwares especializados em gestão de frotas capazes de automatizar todo o processo. Em ambos os casos, é possível ter relatórios de gastos por períodos e estabelecer metas para alcançar os objetivos da empresa. 

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Como já falamos, uma frota não é constituída apenas de caminhões. A empresa pode ter uma frota de caminhões (e só aqui existem vários modelos, como bitrens, toco, truck, rodotrens e outros), fiorinos, veículos urbanos de carga (VUC), vans, reboques e por aí vai. 

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Treinamento

É de se imaginar que para algum funcionário conhecer a empresa, é necessário treinamento. Essa é uma iniciativa indispensável quando se quer passar os objetivos da empresa com clareza. 

O treinamento pode ser realizado de inúmeras maneiras, como em aulas e apresentações, com conversas e o principal, com quem faz na prática. Na logística, acompanhar um funcionário experiente é fundamental para conhecer a realidade da empresa. 

Então, para a empresa que não possui um treinamento efetivo, comece pelo básico: conhecer as necessidades e objetivos da empresa com o treinamento. Mapear as dificuldades dos motoristas e buscar soluções práticas para elas é essencial.

Como a logística não para, treinamento não é hora para lenga lenga. Então quando for passar para os motoristas, o gestor deve ser didático e prático. Use termos e palavras que ele entenda. Dê exemplos na prática. Confira:

Para diminuir os gastos com combustível, fale sobre dirigir apenas na velocidade permitida e com janelas fechadas. Frise sobre o uso das marchas corretas para não dar problemas e precisar de manutenção, e quando precisar, fale da necessidade desta ser reportada imediatamente. 

São exemplos simples que devem ser colocados na prática. Os motoristas são os principais aliados dos gestores logísticos. Leve em consideração o que eles têm para falar também. 

Tecnologias para manter o controle

Fazer uso das tecnologias para facilitar o trabalho não é mais um segredo apenas de algumas empresas. As tecnologias estão disponíveis para que a sua empresa se torne mais eficiente e competitiva no mercado.

E opções tecnológicas para potencializar a operação é o que não faltam. É possível acompanhar as entregas em tempo real, identificando pontos que podem ser cruciais para o bom funcionamento de toda a operação.

Além disso, um bom software oferece dados importantes para monitorar a gestão de frota e entregas. Capaz de monitorar custos e lucros das operações, fretes, manutenção de veículos, gastos com combustível, roteirizar e otimizar as entregas, acompanhar as entregas em tempo real, diminuir o tempo entre uma entrega e outra e aumentar a satisfação do cliente. 

Conclusão

Uma gestão de frotas feita corretamente torna toda a operação mais prática e eficiente. Utilizar as informações coletadas para buscar melhorias capazes de fazer muito mais pela sua operação em busca dos objetivos. 

Mesmo com todas as tecnologias disponíveis, é essencial ter uma boa gestão. Por isso a capacitação do gestor de frotas, tanto nos conhecimentos da empresa quanto nos tecnológicos, é essencial. 

Logística e tecnologia andam juntas e a preocupação em buscar melhorias deve fazer parte da rotina de um bom gestor. Conheça os softwares disponíveis no mercado que podem contribuir na sua operação. 

Se a sua empresa possui frota maior de 10 veículos, é possível fazer mais com menos. Faça uso de um roteirizador para facilitar as entregas, conheça as opções de comprovantes digitais e economize com papel. Fale com os especialistas da AgileProcess e aproveite as funcionalidades do sistema para revolucionar a sua logística.

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INTEGRAÇÃO COM SOFTWARES PARCEIROS

Facilitar a comunicação entre o embarcador e suas transportadoras é a principal função do AgileHub (ferramenta de integração entre parceiros). Desenvolvido pela AgileProcess, o sistema agrega visibilidade nas entregas, controla com maior facilidade e entrega uma melhor experiência para o usuário. As informações a serem compartilhadas vão de acordo com as necessidades do embarcador (fotos, assinaturas, geolocalização e outros dados relacionados ao recebedor e à entrega dos produtos).
  • Integração entre transportadoras, distribuidoras e indústrias no padrão que a sua empresa necessita.
  • Automatização de comunicação entre diversos softwares.
  • Maior visibilidade nos eventos de entrega e coleta junto ao sistema do seu parceiro logístico.
  • Integração fácil, rápida e segura.

COMPROVANTE DE ENTREGA DIGITAL COM CERTIFICAÇÃO JURÍDICA

Diretamente no aplicativo, o entregador coleta a assinatura do cliente em um canhoto digital. É gerado um documento assinado pelo entregador que contém os dados da entrega, o canhoto digital assinado, a rota, geolocalização, entre outros pontos. Este documento é certificado juridicamente e qualquer alteração realizada posteriormente, torna-o inválido. Sua garantia é legal através da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.
  • Assinatura direto na tela do Aplicativo, sem impressão de papel
  • Autenticidade no documento, garantia de que o conteúdo não foi adulterado
  • Não repúdio, que faz com que seja impossível negar a autenticidade da mensagem.
  • Tempestividade, que mostra quando, onde e em qual horário aquele comprovante foi assinado digitalmente

Gestão de Entregas

Painel de Gestão:

Todas informações retornam automaticamente para o sistema de gestão da empresa, sem a necessidade de digitação ou qualquer intervenção humana, os dados ficarão disponíveis no painel de indicadores AgileProcess, onde, por meio de seus gráficos, a equipe poderá tomar decisões ágeis, precisas e desenvolver novas estratégias para o crescimento da empresa. Todas as principais informações são armazenadas e geram gráficos gerenciais que são mantidos e atualizados em tempo real.

  • Acompanhe a performance de cada motorista durante a jornada de entrega e coleta.
  • Veja em tempo real quais eventos estão em aberto, atrasados, cancelados e finalizados.
  • Indicadores de gestão atualizados de forma automática.
  • Tenha informações concretas para tomada de decisão.

Alerta o cliente VIA SMS:

Conforme estratégia definida pela empresa, o alerta via SMS manterá o cliente final informado sobre o status de sua entrega ou coleta via SMS, permitindo que o cliente colabore para um atendimento ágil e eficiente. Com a solução de alerta, o cliente também ajudará na antecipação de qualquer dificuldade para o recebimento, adiantando ações do SAC ou do próprio motorista. Evite revisitas ao cliente final com a solução de mensagem via SMS.

  • Ganhe minutos em cada evento de entrega e coleta.
  • Seu cliente estará pronto para receber o produto.
  • Seu cliente pode informar caso ocorra algum problema antes do recebimento, agilizando as ações da central para reorganizar a rota.
  • Diminuição no número de revisitas ao local de entrega e coleta.

Comprovantes de entrega digital

Ao efetuar a entrega, o comprovador digital AgileProcess entrará em ação. De forma simples e ágil, a ferramenta seguirá o processo conforme definido, solicitando a foto do canhoto da nota ou a assinatura do cliente, a leitura de um código de barras ou, ainda, complementando com alguma informação extra. O comprovante de entrega digital será encaminhado automaticamente para a central, permitindo que as etapas seguintes sigam em frente antes mesmo de o motorista retornar à base. O motorista pode registrar para a base o sucesso ou problema na hora da entrega ou coleta em tempo real.

Aplicativo para motoristas

Com todas as informações da rota no celular, o GPS mobile AgileProcess conduz o motorista ao local de cada entrega com facilidade. Sem perda de tempo ou erros, todas as entregas e coletas são executadas até o fim. O aplicativo informa as rotas mais econômicas e eficientes para o seu negócio. Caso tenha necessidade de alteração de rota, o motorista recebe a informação e o cálculo é feito automaticamente colocando o motorista em sua nova rota de entrega ou coleta.

Roteirização e Separação de entregas.

Por meio das informações extraídas automaticamente do sistema de gestão da sua empresa sobre todas as coletas e entregas que precisam ser realizadas, o AgileProcess geolocaliza os endereços, gera todas as rotas necessárias e otimiza a frota para a próxima jornada. Por ser integrado ao sistema de gestão, os romaneios são gerados com apenas um clique. Ao fim, o roteirizador encaminha a rota e todas as informações necessárias para a sua execução ao motorista, de forma que este é liberado para iniciar a sua jornada. Todo processo de Roteirização AgileProcess ocorre em poucos minutos e sem a necessidade de interferência humana, graças à tecnologia de ponta desenvolvida para utilizar inteligência artificial em seu processo. Antes de iniciar a roteirização o sistema ainda efetua a separação da carga conforme capacidade de cada veículo, gerando agilidade e segurança em cada entrega e coleta.
  • Fazemos a integração completa com o seu sistema de gestão, facilitando a implantação do produto e agilizando o seu processo de economia.
  • A separação de carga é feita de forma automatizada conforme capacidade de cada veículo.
  • O roteirizador monta a rota mais assertiva e econômica para suas entregas e coletas.
  • Um dos únicos produtos do mercado que utiliza inteligência artificial em sua composição.
  • Caso necessário as rotas podem ser alteradas em tempo real.
  • Tenha a previsão de chegada em cada evento de coleta e entrega.
  • Roteirize para diversos endereços ao mesmo tempo.
  • Tenha maior controle sobre os motoristas.